ELEKTRONİK FATURA VE ELEKTRONİK DEFTERDE YEDEKLEME/SAKLAMA KONULARI
Elektronik fatura ve elektronik defterde muhafaza ve ibraz yükümlülükleri de yine elektronik ortamda olmak zorundadır.
1-MEVZUAT HÜKÜMLERİ
Bu bölümde kısaca muhafaza ve ibraz yükümlülüğüne ilişkin tebliğ bölümlerini inceleyelim. 397 Sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde aşağıdaki hükümler yer almaktadır.
Mükellefin, elektronik fatura gönderip alma işlemini özel entegrasyon izni alan mükelleflere ait bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirmesi, muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Elektronik fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur. Özel entegrasyon izni alan mükelleflerin listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır.
- e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. (416 Nolu VUK GT ile değişen paragraf) e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle ve 5070 sayılı Kanunla getirilen nitelikli elektronik sertifika ile garanti altına alınmaktadır. Elektronik imzanın ve Mali Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dâhilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. (421 Sıra Nolu VUK GT ile eklenen Cümle) Bu yükümlülük, elektronik faturaların üçüncü kişiler nezdinde muhafaza edilmesi durumunda muhafaza eden için de yasal süreler içinde geçerlidir. (421 Nolu VUK GT ile Değişen Paragraf) Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
(447 Sıra Nolu VUK GT ile Değişen Paragraf) Başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenler, elektronik fatura uygulamasını bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle kullanmak zorundadır. Elektronik Fatura Saklama Hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa “Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem Raporunu (BİS) göndermesi gerekmektedir. Başkanlıktan saklama hizmeti verme izni alan kuruluşlar, hizmet verdikleri mükelleflere ait e-fatura bilgilerini saklama/muhafaza amacı dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Saklama Hizmeti veren kuruluşlar, bu faaliyetleri kapsamında elde ettiği ticari sır niteliğindeki e-fatura bilgilerinin güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludurlar. Bu amaca aykırı olarak işleme taraf olmayan üçüncü kişilerle e-fatura bilgilerini paylaştığı tespit olunan saklama hizmeti veren kuruluşların diğer Kanunların öngördüğü cezai sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından saklama hizmeti verme izinleri iptal edilebilir. Başkanlıktan elektronik fatura saklama hizmeti izni almadan saklama yapılması Başkanlık nezdinde hüküm ifade etmez. Saklama izni alan mükelleflerin listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. Saklama koşulları ve saklama hizmeti verecek mükellefin uyması gereken diğer kurallar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan teknik kılavuzlarda açıklanmıştır.
(421 Sıra Nolu VUK GT ile Eklenen altıncı paragraf) Gerekli görülen durumlarda, elektronik fatura saklama hizmeti verenlerden elektronik fatura bilgilerine ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek raporların ibrazı, elektronik fatura saklama hizmeti verenlere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler www.efatura.gov.tr adresinde açıklanır. Elektronik fatura saklama hizmeti verenlerin bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektör, mükellef veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir. Başkanlık elektronik fatura saklama hizmeti veren mükellefler için ilave yükümlülük belirlemeye ve istediğinde ulusal ve uluslararası standartlara uyma zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenlerin bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir.
Elektronik deftere ilişkin tebliğde yer alan muhafaza ve ibraz yükümlülüklerine ilişkin hükümleri inceleyelim. 1 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde şu hükümler yer almaktadır.
- Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı
4.1. Bu Tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar.
- a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
- b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır.
- c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
- d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
Ayrıca tebliğde şu hükümlerde yer almaktadır.
Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.
Elektronik defter tutanlar, kanunlarla yetkili kılınan kurum ve kişilerin talebi üzerine elektronik defterlere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır.
2-TEKNİK OLARAK E- FATURA İÇİN İSTENEN NEDİR?
Mevzuat hükümlerini yukarıda aynen verdik ancak okununca mevzuatın karmakarışık olduğu göze çarpmaktadır. Mevzuattan benim anladığım önemli hususları şu şekilde izah etmeye çalışayım. Elektronik fatura xml formatları ve gelen ret yanıtları elektronik ortamda saklanmak zorundadır. Muhafaza ve ibraz yine elektronik ortamda bu format aracılığı ile yapılacaktır. Elektronik fatura dosyası mali mühür ile imzalandığından gerekli bilgisayar bilgisine sahip olmayanlar tarafından kurcalanmaması gerekir.
Portal yöntemi kullanılarak e-fatura düzenleniyorsa unutulmaması gereken ilk husus portalda elektronik faturaların en fazla 6 saklandığı hususudur. İleride Maliye Bakanlığının bu süreyi daha da kısaltması beklenmektedir. Bu sebeple gelen( iade faturaları dahil) ve giden tüm faturaları, ret yanıtlarını arşive kaldırarak oradan da kendi bilgisayarınıza indirmeniz gerekmektedir. İndirdiğiniz elektronik faturaları www.efatura.gov.tr adresinde ücretsiz olarak sunulan elektronik fatura görüntüleme aracı ile sorgulamayı ve doğrulamayı unutmayınız.
Özel entegratör yöntemi ile e-fatura düzenleniyorsa unutulmaması gereken ilk husus elektronik faturaları muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün size (yani mükellefe) ait olduğudur. İleride özel entegratörün ceza alması, iflas etmesi veya özel entegratörlük yetkisinin kaldırılması durumunda sorumlu mükellef kabul edildiğinden bir başka yedekleme ortamında mutlaka yedek dosyalarınızın bulunması hususunu tavsiye ederim.
Doğrudan entegrasyon yöntemi ile e-fatura düzenleniyorsa kendi bilgi işlem servisinizin yedekleme politikalarını sorgulayınız.
Size gelen elektronik arşiv faturalarda ise Maliye Bakanlığı’na ait olan sitede, http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html adresinde mutlaka sorgulama yapınız. Sorgulama sonucunu da (zorunlu olmamakla birlikte) mümkünse saklayınız.
3-TEKNİK OLARAK E-DEFTER İÇİN İSTENEN NEDİR?
Mevzuat hükümlerinin karmakarışık olduğunu ifade ettiğimizden biraz daha bir mali müşavir gözüyle bu noktada yapılması gerekenleri inceleyelim.
Elektronik defteri kebire ilişkin olarak TC/vergikimlikno-yılveay-K-6adet rakam (genelde sıfır).xml dosyası, TC/vergikimlikno-yılveay-KB-6adet rakam.xml dosyası ve GİB- TC/vergikimlikno-yılveay-KB-6adet rakam.xml dosyasının saklanması yeterlidir. Elektronik yevmiye defterinde ise TC/vergikimlikno-yılveay-Y-6adet rakam (genelde sıfır).xml dosyası, TC/vergikimlikno-yılveay-YB-6adet rakam.xml dosyası ve GİB-TC/vergikimlikno-yılveay-YB-6adet rakam.xml dosyasının saklanması yeterlidir.
Örnek defteri kebir için;
1111111111-201708-K-000000.xml
1111111111-201708-KB-000000.xml
GİB-1111111111-201708-KB-000000.xml
Yevmiye defteri için
1111111111-201708-Y-000000.xml
1111111111-201708-YB-000000.xml
GİB-1111111111-201708-YB-000000.xml
dosyalarının saklanması gerekir. Ancak şematron kuralları içerisinde genelde şu dosyalama yapısı tercih edilmektedir.
Bilgisayar\Yerel Disk (C:)\muhasebe yazılımı adı\edefter\tcveyavergino-mükellef adı\yıl\ay (01-02 gibi)
adresinde klasörler içerisinde dosyalar saklanmaktadır. Bu durumda tek tek dosyalarla uğraşmak yerine en sağlıklı olan ay bazındaki klasörü tek tek kopyalamaktır. Bu klasöre girdiğimizde için paketler isimli bir alt klasörün olduğunu onunda içinde sıkıştırılmış berat dosyalarının bulunduğunu görürüz.
Örnek Mükellef X LTD ise 1111111111-X LTD klasörüne girerek 2017 klasörünü açar ve yedeklemek istediğimiz aylara ilişkin 01, 02, 03 şeklindeki klasörleri kopyalayarak istediğimiz ortamda flash disk, harici disk veya bulutta saklayabiliriz.
Elektronik dosyalar belirli sürelerde çeşitli etkilerle (manyetik etkiler, virüsler gibi) bozulabilmektedir. Bu dosyaların www.edefter.gov.tr adresinden ücretsiz olarak indirebileceğiniz e-Defter Görüntüleyici ile kontrol edilmesi gerekir. Program çalıştırıldığında kırmızı ile uyarı işaretlerini zaten vermektedir.
4-SONUÇ
Elektronik defter ve elektronik fatura da ibraz yükümlülüğü elektronik ortamda yapılmak zorunda olduğundan uzman bir bilgi işlem hizmeti alınmasında yarar bulunmaktadır. Saklama izni alan firmalardan bu konuda destek alınabilir. Elektronik defter veya elektronik faturaların herhangi bir incelemede elektronik olarak ibraz edilmemesinin Vergi Usul Kanunu’nda çok ağır yaptırımları bulunmaktadır. KDV indirimlerinin reddinden tutunda gizleme suçu kapsamında savcılığa bildirime ulaşan bu geniş yelpazedeki cezalara muhatap olmamak için ciddi bir yedekleme sistemi kurmakta yarar bulunmaktadır.
Elektronik defter ve fatura ile ilgili olarak şahsi paylaşımlarımı elimden geldiğince meslektaşlarımızın istifadesine sunmaya çalışmaktayım. Ancak herhangi bir ceza ile karşılaşmamanız için elektronik fatura ve elektronik defter konularında kulaktan dolma bilgiler yerine mevzuatı doğrudan okuma yoluna gitmenizi tavsiye ederim.
Saygılarımla,
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Selçuk GÜLTEN
