E-DEFTER KAYITLARINI TEŞKİL EDEN BELGE TİPLERİ VE UYGULAMASINDAKİ DETAYLAR
Elektronik Defter uygulamasında Belge tipi ; Muhasebe kaydına esas teşkil eden belgenin tipini gösteren alandır. Muhasebe işlemlerini tanımlamakta farklı muhasebe sistemlerinin kayıtlarını tek bir standartta hazırlanmasını sağlayarak veri aktarımını kolaylaştırmakta, finansal raporların dayanağını oluşturan muhasebe kayıtlarını şeffaf, kolay anlaşılır ve analiz yapılabilir hale getirmektedir. Bu amaçla yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir.
Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
- a) Madde sıra numarası,
- b) Tarih,
- c) Borçlu hesap,
- ç) Alacaklı hesap,
- d) Tutar,
- e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.” Hükmü bulunmaktadır.
Dolayısıyla elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. E-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar ( Belge Tipi, Numarası ve Tarihi ) elektronik defterlerde gösterilmelidir.
Uygulamada yer alan bazı belge tiplerinin elektronik defter uygulamasında, nasıl kullanılacağına dair detaylı bilgi aşağıda açıklanmıştır. Bu açıklamalar uygulamada yapılan işlemlerin e-Defter uygulamasına nasıl uyumlu hale getirileceğine ilişkindir. Eğer aşağıdaki açıklamalarla ilgili Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu vb. kanunlarda uygulamaya ilişkin farklı bir hüküm var ise bu hükümlerin uygulanacağı tabiidir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı Yevmiye Defteri kılavuzunda aşağıdaki sekiz belge tipi tanımlanmıştır.
BELGE TİPİ (DOCUMENTTYPE) KAYDA ESAS BELGE
1- Check Çek
2- Invoce Fatura
3- Order-customer Müşteri Sipariş Belgesi
4- Order-vendor Satıcı Sipariş Belgesi
5- Voucher Senet
6- Shipment Navlun
7- Receipt Makbuz
8- Other Diğer*
Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem yukarıda belirtilen ilk 7 adet belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması yukarıda belirtildiği şekilde yapılmalıdır. İlk 7 maddenin dışında bir belge türüne dayanırsa “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır.
Örnek Olarak ;
Fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “invoice” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “invoice” belge tipi kullanılamaz. Serbest Meslek Makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “fatura” olarak değil; “other (diğer)” belge tipinde gösterilmelidir.
Açıklama kısmında ise “Serbest Meslek Makbuzu” olarak tanımlanmalıdır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır.
Örneğin, Ücret Bordrosu, Teminat Mektubu, Sigorta Poliçesi, Dekont vb. belgeler “other (diğer)” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak Havale, Eft, Ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır.
Belge açıklama alanı, e-Defter xml alanlarında “documenttypedescription” alanına karşılık gelmektedir. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır.
S.M. Mali Müşavir
Sibel KAROĞLU
