E-DEFTER  KAYITLARINI  TEŞKİL  EDEN  BELGE  TİPLERİ VE UYGULAMASINDAKİ DETAYLAR

E-DEFTER  KAYITLARINI  TEŞKİL  EDEN  BELGE  TİPLERİ VE UYGULAMASINDAKİ DETAYLAR

Elektronik  Defter  uygulamasında   Belge  tipi ;  Muhasebe   kaydına  esas  teşkil  eden  belgenin  tipini  gösteren  alandır.  Muhasebe   işlemlerini  tanımlamakta  farklı  muhasebe  sistemlerinin  kayıtlarını  tek  bir  standartta   hazırlanmasını  sağlayarak  veri  aktarımını  kolaylaştırmakta, finansal  raporların  dayanağını  oluşturan  muhasebe kayıtlarını  şeffaf, kolay  anlaşılır  ve  analiz  yapılabilir  hale  getirmektedir.  Bu  amaçla  yapılacak  olan  muhasebe  kayıtlarında  kaynak  belgeye  ait  detay bilgileri, e-Defter  uygulamasında   istenilmektedir.

Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye  maddelerinin  en az  aşağıdaki  bilgileri  içermesi  şarttır:

 

  1. a) Madde sıra numarası,
  2. b) Tarih,
  3. c) Borçlu hesap,
  4. ç) Alacaklı hesap,
  5. d) Tutar,
  6. e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü  ile  varsa  tarihleri  ve  sayıları.” Hükmü  bulunmaktadır.

Dolayısıyla  elektronik  defter  uygulamasında  her  bir  belgeye  ait  bilgilerin, tek  bir  yevmiye kaydında  gösterilmesi   esastır.  E-Defter   uygulamasında  kullanılan  standartların  gereği  olarak  belge  bilgisine ilişkin  detaylar ( Belge Tipi,  Numarası  ve Tarihi )  elektronik   defterlerde   gösterilmelidir.

Uygulamada   yer  alan  bazı  belge  tiplerinin  elektronik  defter  uygulamasında,  nasıl  kullanılacağına  dair  detaylı   bilgi  aşağıda  açıklanmıştır.  Bu   açıklamalar  uygulamada  yapılan  işlemlerin   e-Defter uygulamasına   nasıl  uyumlu  hale  getirileceğine  ilişkindir.  Eğer   aşağıdaki  açıklamalarla  ilgili  Türk Ticaret  Kanunu, Vergi  Usul  Kanunu  vb. kanunlarda  uygulamaya  ilişkin  farklı  bir  hüküm  var  ise  bu  hükümlerin  uygulanacağı  tabiidir.  Gelir  İdaresi  Başkanlığının yayımlandığı   Yevmiye  Defteri  kılavuzunda  aşağıdaki  sekiz  belge  tipi  tanımlanmıştır.

BELGE TİPİ  (DOCUMENTTYPE)         KAYDA ESAS BELGE

1- Check                                            Çek

2- Invoce                                            Fatura

3- Order-customer                               Müşteri Sipariş Belgesi

4- Order-vendor                                  Satıcı Sipariş Belgesi

5- Voucher                                          Senet

6- Shipment                                        Navlun

7- Receipt                                           Makbuz

8- Other                                             Diğer*

 

Muhasebe  kaydına  esas  teşkil  eden  işlem  yukarıda  belirtilen  ilk  7 adet  belge  tiplerinden  birine dayanıyorsa,  bu  durumda   belge  tipi  tanımlaması  yukarıda  belirtildiği  şekilde  yapılmalıdır. İlk  7  maddenin  dışında  bir  belge  türüne  dayanırsa “other” belge  tipi  kullanılır  ve  bu belgenin ne  olduğuna  dair  açıklaması  yapılır.

Örnek  Olarak ;  

Fatura   girişlerinde  kullanılması  gereken  belge  tipi “invoice”  olacaktır.  Ancak  Fatura  yerine  geçen  belgeler  için “invoice” belge  tipi  kullanılamazSerbest   Meslek   Makbuzu,  fatura  yerine  geçen  bir  belge  olmasına  rağmen, elektronik  defterde  “fatura” olarak  değil; “other  (diğer)”  belge  tipinde  gösterilmelidir.

Açıklama  kısmında  ise “Serbest  Meslek  Makbuzu” olarak  tanımlanmalıdır.  Ancak  belge   açıklama  alanına  yapılan  işlemin  adı  değil,  doğrudan  kayda  esas  belgenin  adı yazılmalıdır.

Örneğin,  Ücret   Bordrosu,  Teminat  Mektubu,  Sigorta  Poliçesi, Dekont   vb.  belgeler  “other (diğer)” olarak  tanımlanabilecek  belgelerdir.  Ancak   Havale, Eft,  Ödeme  vb. işlem  adları  kayda  esas  belge  olarak  belge  açıklaması  alanına  yazılmamalıdır.

Belge açıklama alanı, e-Defter xml alanlarında “documenttypedescription” alanına karşılık gelmektedir. Bu  alan serbest  metin  olarak  giriş  yapılan bir alandır. Ancak  belge  açıklama  alanına yapılan  işlemin  adı  değil, doğrudan  kayda  esas  belgenin  adı  yazılmalıdır.

 

 

S.M. Mali Müşavir

Sibel KAROĞLU