Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)

VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) NEDİR?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine
göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye
başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu
kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır.
VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan
önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
VERBİS’E KAYIT NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR?
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.
VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR?
VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için;
– Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,
– Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,
– Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla;
-Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca
belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi
yapılarak başvuru formu oluşturulmasına,
-Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve
parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine,
-Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının
yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine,
-İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine,
-Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, imkan sağlanmıştır.
YURTİÇİNDE YERLEŞİK GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan
“Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine
posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF
formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen
elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu
aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. (veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini
atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir.)
Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
YURTİÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtiçinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri
Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine
posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF
formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen
elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
 YURTDIŞINDA YERLEŞİK GERÇEK / TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtdışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının öncelikle “veri
sorumlusu temsilcisi” ataması ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi ıslak imzalı şekilde
Kurumumuza iletmesi gerekmektedir. Atanacak veri sorumlusu temsilcisi Türkiye’de
yerleşik bir tüzel kişi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır.
Atanan veri sorumlusu temsilcisi tarafından, veri sorumlusu adına VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine
posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF
formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen
elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
Veri sorumlusu temsilcisi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu temsilcisi, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu temsilcisi bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilecektir.
Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır.
VERBİS’E NE ZAMAN KAYIT OLUNMALIDIR?
Kanunun Geçici 1 inci maddesinin 2 nci fıkrasında, Veri Sorumluları Siciline kayıt
yükümlülüğünün başlama tarihleri ile ilgili karar alma ve bunu ilan etme görev ve yetkisi
Kişisel Verileri Koruma Kuruluna (“Kurul”) verilmiştir.
Bu kapsamda Kurulca alınan ve 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2018/88
sayılı Kararda veri sorumluları için kayıt başlama tarihleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir:

Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok
olan veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları 01.10.2018 – 31.12.2019(Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 03.09.2019 tarihli ve 2019/265 sayılı Kararı),
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az
olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları
01.01.2019 – 31.03.2020,
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları 01.04.2019 – 30.06.2020,
tarihleri arasında Sicile kayıt olmak zorundadır.
 SONRADAN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ OLANLAR SİCİLE NE ZAMAN
KAYIT OLMALIDIR?
Kurulun 2018/88 sayılı kararına göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali
bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler, yurtdışında yerleşik
gerçek ve tüzel kişiler, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları için Sicile kayıt olunması gereken en son tarihler belirlenmiş ve ilan edilmiştir.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin (“Yönetmelik”) 8 inci maddesine göre
sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları için belirlenen 30 günlük süre, Kurul kararıyla belirlenen kayıt sona erme tarihlerinden sonra başlayacaktır.
Buna göre bir veri sorumlusu, yukarıda ifade edilen veri sorumlusu gruplarından hangisinin kapsamı içinde ise o grup için belirlenmiş kayıt süreleri içerisinde kayıt yükümlülüğünü yerine getirecektir. Bu sürenin tamamlanmasından sonraki bir tarihte kayıt yükümlüsü haline gelmişse, kayıt yükümlüsü olduğu tarihten itibaren 30 günlük sürede kayıt olmak zorundadır.
HANGİ VERİ SORUMLULARI VERBİS’E KAYIT OLMAKLA YÜKÜMLÜDÜR?
Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin
kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bu kapsamda,
Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Türkiye’de kişisel veri işlemeleri halinde genel kural olarak VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir.
Bununla birlikte Kanunun 16 ncı maddesine göre Kurulca istisna getirilmiş olan veri
sorumluları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.
HANGİ VERİ SORUMLULARI KANUN GEREĞİ SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR?
Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin
kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bununla birlikte Kanunun 28 inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde veri
sorumlularının, Sicile kayıt esnasında bu kişisel verilerle ilgili VERBİS’e bilgi girişi yapması zorunlu değildir.
Bu faaliyetler aşağıdaki tabloda belirtilmektedir:


HANGİ VERİ SORUMLULARI KURUL KARARLARI UYARINCA
SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR?
Kanunun 16 ncı maddesinde, “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca
belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri
Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir” hükmü yer almaktadır.
Bu hüküm doğrultusunda Kurulca bazı veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğüne
istisna getirilmiştir. Bu kapsamda alınmış olan 2018/32 sayılı Kurul Kararı 15.05.2018 tarihli Resmi Gazete’de; 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı Kurul Kararları ise 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Buna göre;
a) Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan
yollarla kişisel veri işleyenler,
b) 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren
noterler,
c) 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden,
20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve
18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş
sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve
sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri
işleyenler,
ç) 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi
partiler,
d) 19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren
avukatlar,
e) Gümrük müşavirleri,
f) Arabulucular,
g) 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali
Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve
Yeminli Mali Müşavirler,
ğ) Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan
gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri
işleme olmayanlar,
VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Bu kapsamdaki veri sorumluları kayıt yükümlüsü olmamakla birlikte VERBİS’e kayıt yaptırmaları mümkündür.
Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun Kanun
hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır.
Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğüne istisna getirilen veri
sorumluları aşağıdaki tabloda belirtilmektedir:

6.maddede görüldüğü üzere Mali Müşavirler istisna kapsamındadır.

VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM GERÇEK KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ?
Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm gerçek
kişi veri sorumluları genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm gerçek kişi veri sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir.
 VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM TÜZEL KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ?
Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm tüzel
kişiler genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir.
 KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK ÇALIŞAN SAYISI” NASIL HESAPLANIR?
Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer
bazı kriterlerle birlikte “yıllık çalışan sayısı” kriteri de dikkate alınmıştır.
Bu kararlarda yer alan yıllık çalışan sayısının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde veri
sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir.
Buna göre, bir veri sorumlusu 2017 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 sinin her birinde bildirmiş olduğu çalışan sayısının 50’den çok olması halinde kayıt yükümlülüğü 01.10.2018 tarihinde başlamış olacaktır.
KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK MALİ BİLANÇO TOPLAMI” NASIL HESAPLANIR?
Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer
bazı kriterlerle birlikte “yıllık mali bilanço toplamı” kriteri de dikkate alınmıştır.
Bu Kararlarda yer alan yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle
tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından
yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir.
Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif”bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır.
SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNE İLİŞKİN OLARAK CİRO YA DA SATIŞ HASILATI BİLGİSİ DİKKATE ALINIR MI?
Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer
bazı kriterlerle birlikte “yıllık mali bilanço toplamı” kriteri de dikkate alınmıştır.
Bu kararlarda yer alan yıllık mali bilanço toplamı ifadesinden, bilanço usulüne göre defter
tutanların yetkili kamu kurumuna verdiği yıllık gelir veya kurumlar vergisi beyanname
ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam dikkate
alınacaktır. Ciro ya da net satış / brüt satış hasılatı bilgisi dikkate alınmayacaktır.
VERBİS’E HANGİ BİLGİLERİN GİRİŞİ YAPILMALIDIR?
VERBİS’e aşağıdaki bilgilerin girilmesi gerekmektedir:
a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine ait kimlik ve adres
bilgilerine ilişkin Kurul tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler,
b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki
açıklamalar,
ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
e) Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre
alınan tedbirler,
f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami
muhafaza edilme süresi.
VERİ SORUMLULARININ İŞLEDİĞİ TÜM VERİLER VERBİS’E KAYDOLMALI MIDIR?
Veri sorumlularınca VERBİS’e kayıtta girilecek bilgiler; kişisel verileri işlenmiş
olan gerçek kişilere ait kişisel veriler değil, veri sorumlularının işlemekte oldukları verilerin sadece üst başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgiler olacaktır.
Örneğin bir kamu kurumu, kurumu ziyarete gelen gerçek kişilere aydınlatma
yükümlülüğünü yerine getirmek suretiyle ad, soyad, telefon numarası, TC kimlik numarası,plaka numarası gibi bazı kişisel verilerini işlemektedir. Bu durumda VERBİS’e; gerçek kişilere ait ad, soyad, telefon numarası, TC kimlik numarası, plaka numarası gibi verileri değil bunların üst kategorisi olan ve zaten VERBİS’te de seçimlik alan olarak yer alan “kimlik kategorisi” ve “iletişim kategorisi” işlediğine dair bilgi girişi yapacaktır.
 VERBİS NEDEN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMAKTADIR?
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerce verileri üzerinde kontrolün sağlanabilmesi,
kişisel verilerini işlediği gerçek kişilere her zaman hesap verebilir olması ve şeffaflık ilkeleri gereği VERBİS’e girilen bilgilerin görüntülenebilmesi ve varsa ihlalin tespiti için Kanun,kamuya açıklık ilkesini benimsemiştir.
Örneğin bir kişi, bir veri sorumlusu tarafından kendisiyle ilgili kişisel verinin Kanunumuzda sayılan şartlar olmadığı halde işlendiğini düşünüyorsa bu durumda www.kvkk.gov.tr adresinde, VERBİS ana sayfa içerisindeki “Sicil Sorgulama” bölümünden bunu görüntüleyebilecektir. Bunun için, veri sorumlusunun ad/unvan bilgisini sisteme girmeli,eğer veri sorumlusu VERBİS’e kayıt olmuşsa buradan söz konusu kişisel veri kategorisini işleyip işlemediğini, işleme amacını, saklama süresini, aktarıma ilişkin hususları ve aldığı güvenlik tedbirlerini görebilecektir.
Veri sorumlusu bu kategoride bir veri işlediğini belirtmemişse veya işlendiği belirtilen veri
kategorisinin işleme amacıyla örtüşmediğini düşünüyorsa bu durumda önce veri
sorumlusuna başvuracak, veri sorumlusunun vereceği cevaba göre de gerek duyması
halinde Kurulumuza şikâyet başvurusunda bulunulabilecektir.
Bu kontrol mekanizması sayesinde, veri sorumlularının gelişigüzel veri işlemesinin önüne
geçilmesi ve sadece Kanunda belirtilen işleme şartları mevcut olan kategorik bazda kişisel verilerin işlenmesi sağlanmış olacaktır. Bu da, VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik anlamında iki önemli özelliği ön plana çıkarmaktadır.
VERBİS’İN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMASI NEDENİYLE KİŞİSEL VERİLER DE KAMUYA AÇIK HALE GELMİŞ OLUR MU?
VERBİS’te yer alacak bilgiler kamuya açık olmakla birlikte, bu bilgiler kişilere ait
bilgiler değil kategorik bazda üst başlıklar halinde bilgilerdir.
Kişisel veri işlemekte olan veri sorumluları, bu kişisel verilere ait veri kategorilerini ve bu
veri kategorileriyle yapılan işlemlerle ilgili olarak VERBİS’e bilgi girişi yapacaktır. Kamuya
açık olan bu veriler tek tek kişilere ait veriler değil kategorik bazda veriler olduğundan
kişisel verilerimiz kamuya açık hale gelmiş olmayacaktır.
VERBİS KONUSUNDA DETAYLI BİLGİ NEREDEN ALINABİLİR?
Kurumumuzun resmi internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr adresinde bulunan
VERBİS ana sayfadaki Kılavuz aracılığıyla detaylı bilgi edinilebilecektir. Ayrıca, KVKK Bilgi
Danışma Merkezi olarak görev yapmaya başlayan ALO 198 Veri Koruma Hattı aracılığı ile
VERBİS hakkında teknik ve hukuki konularda Türkiye’nin her yerinden GSM ayrımı
olmaksızın ücretsiz olarak ulaşılabilecek ve bilgi alınabilecektir.
VERBİS’E KAYIT İÇİN ÜCRET TALEP EDİLMEKTE MİDİR?
VERBİS’e kayıt olmak için herhangi bir ücret ödenmesi gerekmemektedir.
BAŞVURU FORMU KEP ÜZERİNDEN İLETİLMİŞSE AYRICA ISLAK İMZALI OLARAK DA GÖNDERİLMESİ GEREKİR Mİ?
Kayıt başvurusu sırasında sistemden oluşturulan PDF formatındaki başvuru
formuna ait dosya eklenerek, veri sorumlusunun KEP adresi üzerinden (“Konu” kısmında
“başvuru no” belirtilerek) Kurumumuzun kvkk.verbis@hs01.kep.tr adresine iletilmesi yeterli olacaktır. Ayrıca ıslak imzalı olarak da Kurumumuza iletilmesine gerek bulunmamaktadır.

KULLANICI ADI UNUTULMASI HALİNDE NASIL ÖĞRENİLEBİLİR?
Kullanıcı Adı, veri sorumlusunun başvuru formunda belirttiği elektronik posta
adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postaya bakılmak suretiyle öğrenilebilir.
Ancak “kullanıcı adı” bilgisine; iletilmiş olan bu elektronik postanın silinmesi gibi nedenlerle ulaşılamıyorsa, aynı elektronik postanın tekrar iletilmesi için, VERBİS ana sayfada yer alan “Parolamı Unuttum” butonu tıklanır. Ekrana gelen alanda “Kullanıcı Adı/VKN/TCKN” ile başvuru formunda belirtilmiş olan elektronik posta adresinin girişi yapılır, sistem tarafından daha önceki “Kullanıcı Adı” ve yeni oluşturulan “Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan elektronik posta adresine yeniden iletilir.
PAROLA UNUTULMASI HALİNDE NASIL ÖĞRENİLEBİLİR?
Parolanın unutulması halinde, veri sorumlusunun başvuru formunda belirttiği
elektronik posta adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postaya bakılmak suretiyle öğrenilebilir.
Ancak “parola” bilgisine; iletilmiş olan bu elektronik postanın silinmesi gibi nedenlerle
ulaşılamıyorsa, aynı elektronik postanın tekrar iletilmesi için, VERBİS ana sayfada yer alan “Parolamı Unuttum” butonu tıklanır. Ekrana gelen alanda “Kullanıcı Adı/VKN/TCKN” ile başvuru formunda belirtilmiş olan elektronik posta adresinin girişi yapılır, sistem tarafından daha önceki “Kullanıcı Adı” ve yeni oluşturulan “Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan elektronik posta adresine iletilir.
KULLANICI ADI DEĞİŞTİRİLEBİLİR Mİ?
Veri sorumlusunun, PDF formatındaki başvuru formunda belirtmiş olduğu elektronik posta adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postada yer alan “Kullanıcı
Adı”, o veri sorumlusu için değişmez ve sadece o veri sorumlusuna özel, tekil bir kullanıcı
adıdır. Bu yüzden değiştirilememektedir.
PAROLA NASIL DEĞİŞTİRİLEBİLİR?
Parola değişikliği yapılmak istenmesi halinde, VERBİS ana sayfada yer alan “Veri
Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. Sol tarafta yer alan “Parola
Değiştirme” menüsü kullanılarak parola değişikliği yapılır.
BAŞVURU FORMUNDA HATALI GİRİLEN BİLGİLER NASIL DÜZELTİLEBİLİR?
PDF formatındaki başvuru formunun posta veya KEP ile iletilmesinden sonra,
formda yer alan adres veya telefon bilgilerinin sehven yanlış yazıldığı veri sorumlusunca
anlaşılırsa, “Kullanıcı Adı ve Parola” ile giriş yapılır. Sol tarafta yer alan “Veri Sorumlusu Bilgi Güncelleme” sekmesi işaretlenir ve ilgili bilgilerde güncelleme yapılabilir.
Ancak, formda yer alan elektronik posta adresi bilgisi, veri sorumlusunu tespit eden tekil
bilgilerden olması nedeniyle elektronik posta adresi bilgisinin güncellenmesi veri
sorumlusunca değil sadece Kurum tarafından gerçekleştirilebilecektir.
BAŞVURU FORMUNDA ELEKTRONİK POSTA ADRESİ HATALI BİLDİRİLMİŞSE DEĞİŞTİRMEK İÇİN NE YAPILMALIDIR?
– PDF formatındaki başvuru formunun posta veya KEP ile iletilmesinden sonra,
formda yer alan elektronik posta adresinin sehven yanlış yazıldığı veri sorumlusunca
anlaşılırsa, konuyu özetleyen ve doğru elektronik posta adresini de içeren bir yazı hazırlanır.
Islak imzalı belge olarak Kurumun posta adresine iletilebilir, elden getirilebilir veya varsa
KEP adresi üzerinden Kurumun kvkk.verbis@hs01.kep.tr KEP adresine iletilir.
Kurum tarafından ilgili bilgiler ışığında değerlendirme yapılır ve yazıda belirtilen hususların doğrulanması halinde yeni elektronik posta adresi sisteme kaydedilir ve “Kullanıcı Adı ve Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan yeni elektronik posta adresine iletilir.
TÜZEL KİŞİLERDE VERİ SORUMLUSU KİMDİR?
Tüzel kişilerde veri sorumlusu, görevlendirilen bir gerçek kişi değil tüzel kişiliğin
bizzat kendisidir. Buna göre şirketlerde veri sorumlusu; şirket çalışanı, yöneticisi, patronu,yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, avukatı gibi şirketi temsil eden kişiler veya dışarıdan hizmet alınan kişiler değil, şirketin kendisidir. Ancak şirket, Kanunun uygulanmasıyla ilgili iş ve işlemleri yerine getirme konusunda bu kişileri görevlendirebilir.
Bu görevlendirme o kişinin veri sorumlusu olduğu anlamına gelmez.
 İRTİBAT KİŞİSİ NASIL ATANIR?
İrtibat kişisi, veri sorumlusu tarafından VERBİS içerisinde yer alan “İrtibat Kişisi”
menüsü aracılığıyla atanır.
İRTİBAT KİŞİSİ, SİSTEME NASIL GİRİŞ YAPMALIDIR?
Veri sorumlusu tarafından atanmış olan irtibat kişisi, VERBİS içerisinden “Sicile
Kayıt” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapar.
 İRTİBAT KİŞİSİ, KULLANICI ADI ve PAROLA GİRMELİ MİDİR?
Veri sorumlusu tarafından atanmış olan irtibat kişisi, herhangi bir kullanıcı adı
veya parola kullanmadan VERBİS içerisinden e-devlet şifresi ile giriş yapar.
 İRTİBAT KİŞİSİ, GERÇEK KİŞİ OLMAK ZORUNDA MIDIR?
İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi
olmalıdır.
İRTİBAT KİŞİSİ 18 YAŞINDAN BÜYÜK OLMAK ZORUNDA MIDIR?
Veri Sorumlusu tarafından atanacak irtibat kişisi 18 yaşını doldurmuş olmalıdır.
 İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ VATANDAŞI OLMAK ZORUNDA MIDIR?
İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi
olmalıdır.
İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAK ZORUNDA MIDIR?
İrtibat kişisinin adres bilgisi girişi, sistem üzerinden Nüfus ve Vatandaşlık İşleri
Genel Müdürlüğünün Ulusal Adres Veri Tabanına anlık bağlanılarak “adres kodu” (10
haneli) bilgisi tespit edilerek bilgi girişinin yapılması şeklinde gerçekleştirilmektedir. Bu
nedenle irtibat kişisinin Türkiye’de yerleşik gerçek kişi olması gerekmektedir.
GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, KENDİSİNİ İRTİBAT KİŞİSİ ATAYABİLİR Mİ?
Gerçek kişi veri sorumlusunun kendisini irtibat kişisi olarak ataması mümkündür.
Örneğin kendi adına muayenehanesi olan bir doktorun kendisini irtibat kişisi olarak ataması mümkün olduğu gibi bir çalışanını ya da dışarıdan bir kişiyi irtibat kişisi ataması da mümkündür.
TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR, HERKES İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ?
Bir tüzel kişi veri sorumlusu, şirket içinden veya dışından bir kişiyi Türkiye’de
yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmak şartıyla irtibat kişisi olarak atayabilir. Örneğin bir şirket, yönetim kurulu üyesini veya insan kaynakları departmanında görevli bir çalışanını veya da dışarıdan bir avukatı Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması kaydıyla 6698 sayılı Kanunun uygulanmasıyla ilgili görevlendirmişse, bu görevlendirilen kişiyi aynı zamanda İrtibat kişisi olarak da atayabilecektir. Buna engel bir durum söz konusu değildir.
 BİR GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, BAŞKA BİR VERİ SORUMLUSUNCA İRTİBAT KİŞİSİ OLARAK ATANABİLİR Mİ?
Veri sorumlusu olan bir gerçek kişi, aktif olarak bir irtibat kişisi olmaması
durumunda, başka bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanabilir.
Örneğin gerçek kişi veri sorumlusu olan bir avukat, başka bir gerçek veya tüzel kişi veri
sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanabilir.
BİR KİŞİ BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSUNUN İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ?
Bir gerçek kişi birden fazla veri sorumlusunun aynı anda irtibat kişisi
olamamaktadır.
BİR VERİ SORUMLUSUNUN BİRDEN FAZLA İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ?
Bir veri sorumlusunun birden fazla aktif irtibat kişisi olamaz.
İRTİBAT KİŞİSİ VERİ SORUMLUSUNUN ÇALIŞANI OLMAK ZORUNDA MIDIR?
İrtibat kişisinin, veri sorumlusunun çalışanı olması zorunlu değildir. Ancak irtibat
kişisinin veri sorumlusuna ait bildirimin girişini yapabilmesi için veri sorumlusunun kişisel
veri işleme faaliyetlerine ait bilgiyi haiz olması önem arz etmektedir.
VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİ DEĞİŞTİREBİLİR Mİ?
Veri sorumlusu tarafından istenildiği zaman irtibat kişisi değişikliği yapılması
mümkündür. Bunun için veri sorumlusu “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonunu tıklar,
sol tarafta yer alan “İrtibat Kişisi” menüsünü seçer, sağ tarafta yer alan “irtibat kişisini
değiştir” butonunu tıklar, yeni bir irtibat kişisi ataması halinde mevcut irtibat kişisi pasife
alınır.
İRTİBAT KİŞİSİ DEĞİŞTİRİLDİĞİNDE NE YAPILMALIDIR?
Bildirim düzenleme veya onaylayarak gönderme işlemi tamamlanmadan yarıda
bırakılması halinde, yeni atanan irtibat kişisi tarafından sisteme giriş yapılarak kalınan
yerden devam edilebilir. Yeni atanacak irtibat kişisi kendi e-devlet şifresi ile giriş yaparak
bilgi girişi yapmaya devam edebilecektir.
YURTDIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLUSU, YURTDIŞINDA YERLEŞİK BİR VERİ SORUMLUSU TEMSİLCİSİ ATAYABİLİR Mİ?
Yurtdışında yerleşik olan bir veri sorumlusu, Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişiyi
veya Türkiye’de yerleşik Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişiyi veri sorumlusu
temsilcisi olarak atayabilir.
BİLDİRİM TAMAMLANMADAN SİSTEMDEN ÇIKILMASI HALİNDE KALINAN YERDEN DEVAM EDİLEBİLİR Mİ?
Herhangi bir nedenle, bildirim düzenleme veya onaylayarak gönderme işlemini
tamamlamadan sistemden çıkılması halinde, daha sonra sisteme giriş yapılarak kalınan
yerden devam edilmesine imkan sağlanmaktadır.
KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN SONA ERMESİ HALİNDE SİCİL KAYDININ SİSTEMDEN SİLİNMESİ GEREKİR Mİ?
Sicil kamuya açık olarak tutulacağından, veri sorumlusunun kişisel veri işlemeye
devam etmemesi halinde, ilgili kişileri yanıltmamak adına veri sorumlusunca VERBİS
üzerinden “Sicilden silme” talebinde bulunulması mümkündür.
VERBİS üzerinden silme talebi gönderilmesi akabinde ayrıca Kuruma resmi bir yazı yazılarak, bu işlemin Kurum tarafından onaylanmasının sağlanması gerekmektedir.
SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNA OLAN VERİ SORUMLULARI YİNE DE KAYIT OLABİLİRLER Mİ?
Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olan veri sorumluları, istemeleri halinde
VERBİS’e kayıt olabilirler.
VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİN DÜZENLEDİĞİ BİLDİRİMLERİ KONTROL EDEBİLİR Mİ?
Veri sorumlusu, irtibat kişisi tarafından girilen tüm bilgileri dilediği zaman
kontrol edebilir. Bunun için önce VERBİS ana sayfadan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi”
butonu aracılığıyla “Kullanıcı Adı” ve “Parola” bilgisini girer, “Bildirim” sekmesinde sağ üst
tarafta yer alan “İşlem Geçmişi” butonuna tıklar. İrtibat kişisi tarafından girilmiş olan tüm
bilgileri tarih / saat / dakika ayrıntısı ile görüntüleyebilir.
KURULUN İSTİSNAYA İLİŞKİN KARARLARI YURTDIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLULARI İÇİN DE GEÇERLİ MİDİR?
Kurulun 2018/88 sayılı kararı gereği yurtdışında yerleşik tüm gerçek veya tüzel
kişi veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğü başlama tarihi 01.10.2018 olarak
belirlenmiştir. Buna göre, yurtdışında yerleşik veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğü ve başlama tarihi tespitinde yıllık çalışan sayısı, mali bilanço toplamı veya ana faaliyet konusunun özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı bilgisi dikkate

SİCİLE KAYITLI BİLGİLERDE DEĞİŞİKLİK OLMASI HALİNDE BU DEĞİŞİKLİK NE ZAMAN BİLDİRİLMELİDİR?
Yönetmeliğin 13 üncü maddesine göre, Sicile kayıtlı bilgilerde değişiklik olması
halinde, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içinde, VERBİS üzerinden
bilgi girişinin yapılması gerekmektedir.
HERHANGİ BİR FİİLİ, TEKNİK YA DA HUKUKİ İMKÂNSIZLIK NEDENİYLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLEMEMESİ HALİNDE NE YAPILMALIDIR?
Yönetmeliğin 8 inci maddesi gereği kayıt yükümlülüğü altında bulunan veri
sorumluları, herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt
yükümlülüklerini yerine getirememesi halinde, bu imkânsızlığın ortaya çıktığı tarihten
itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurmalı ve gerekçesini
belirtmek şartıyla kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek için Kurumdan ek süre talep
etmelidir. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her halde otuz günü geçmemek üzere ek
süre verebilir.
 GERÇEK veya ÖZEL HUKUK TÜZEL KİŞİLERİNİN (ŞİRKET) SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR?
Kanunun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının ç bendinde “… Veri Sorumluları
Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk
lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.” hükmü yer almakta
olduğundan bu durumda anılan yaptırım uygulanacaktır.
KAMU KURUMLARININ SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE BİR YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR?
Kanunun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrasına göre “… eylemlerin kamu kurum
ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi
hâlinde, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kurula bildirilir”hükmü uyarınca yaptırım uygulanacaktır.
 BAŞVURU FORMUNUN KURUMA İLETİLİP İLETİLMEDİĞİ HUSUSUNDA SORUMLULUK KİMDEDİR?
Başvuru formunun oluşturulması ve ıslak imzalı veya KEP aracılığıyla Kuruma
iletilmesi hususunda sorumluluk, veri sorumlusundadır.
İLETİŞİM ADRESİ OLARAK KEP ADRESİ KULLANILABİLİR Mİ?
Başvuru formunun sistem üzerinden oluşturulması sırasında ilgili ekranda
gösterilen uyarı metninde de ifade edildiği üzere Kurum ile iletişim başvuru formunda
belirtilen elektronik posta üzerinden olacaktır. Tüm veri sorumlularının KEP adresi alma
zorunluluğu olmaması nedeniyle, isteğe bağlı olarak sadece başvuru formunun Kuruma
iletilmesi için KEP adresi kullanılacaktır.
BİR VERİ SORUMLUSU VERBİS’E BİRDEN FAZLA KAYIT YAPTIRABİLİR Mİ?
Bir veri sorumlusu adına VERBİS üzerinden birden fazla kayıt yapılamamaktadır.
SİCİL KAYDI SİLİNMİŞ OLAN VERİ SORUMLUSU, KİŞİSEL VERİ İŞLEMEYE BAŞLADIĞINDA YENİDEN KAYIT OLMALI MIDIR?
Kaydı silinmiş olan veri sorumlusu kişisel veri işlemeye başladığında tekrar
VERBİS’e kayıtla yükümlüdür. Verbis’e kayıt işlemleri tekrar yapılmalıdır. Eski bilgiler Verbis üzerinde aktif hale getirilememektedir.
KİŞİSEL VERİLER SADECE KÂĞIT ORTAMINDA TUTULUYORSA SİCİLE KAYIT ZORUNLULUĞU VAR MIDIR?
2018/32 sayılı Kurul Kararında, “Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak
kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler” Sicile kayıt
yükümlülüğünden istisna tutulmuşlardır. Bu kapsamda, yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işlenmesi halinde Sicile kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.

KAMU KURUM VE KURULUŞLARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR?
Kanunun Geçici 1 inci maddesinde; kamu kurum ve kuruluşlarında, Kanunun
uygulanmasıyla ilgili koordinasyonu sağlamak üzere bir üst düzey yönetici atanması
gerektiği hükmü, Yönetmeliğin 11 inci maddesinde de “kamu kurum ve kuruluşlarında
irtibat kişisi, üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla
belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir.” hükmü yer almaktadır.
Buna göre söz konusu koordinasyon görevlisi tarafından, kamu kurumları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü başlama tarihi olan 01.04.2019 tarihinden itibaren, o kurumda en az daire başkanı düzeyinde görev yapan bir yöneticinin irtibat kişisi olarak atanması gerekmektedir.
VERBİS’E KAYIT OLDUKTAN SONRA İRTİBAT KİŞİSİ ATAMAK ZORUNLU MUDUR?
Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde, “irtibat kişisi” tanımlanmış, aynı yönetmeliğin
9 uncu maddesinin birinci fıkrası (a) bendinde kayıt yükümlülüğü kapsamında irtibat
kişisinin bilgilerinin girilmesinin gerekli olduğu vurgulanmış olduğundan veri sorumlusunca bir irtibat kişisi atanmak durumundadır.
VERBİS’E GİRİLMESİ GEREKEN ADRES NUMARASI NEREDEN ÖĞRENİLEBİLİR?
Başvuru formu oluşturulurken ya da irtibat kişisi için profil tanımlama bölümünde yer alan adres girişi ekranında bulunan link üzerinden adrese bağlı olan adres
numarası temin edilebilecektir.
Bu ekrana https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linki kullanılarak da
ulaşılabilecektir.
BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN ADRES BİLGİSİ SİSTEMDE YER ALMIYORSA ADRES BİLGİSİ GİRİŞİ NASIL YAPILABİLİR?
Başvuru formu oluşturulurken veya irtibat kişisinin profil tanımlama işlemi
sırasında giriş yapılacak adres bilgisi, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün adres kayıt sistemine ait veritabanına anlık olarak bağlanılmak suretiyle ekran üzerinden
girilmektedir. Bu nedenle, adresin sistemde bulunamaması halinde “adres kayıt sistemi
veritabanında” o adresin kaydının bulunmadığı anlaşılmaktadır.
Adresin sistemde yer alması için, giriş yapılacak adres işyeri ise adresin bağlı olduğu
belediyenin numarataj servisine, mesken ise adresin bağlı olduğu nüfus ve vatandaşlık
müdürlüğüne başvurarak ilgili adresin adres numarası kaydının yapılması gerekmektedir.
 BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN AYNI ADRESİ BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSU GİRİŞ YAPABİLİR Mİ?
Aynı adreste birden fazla veri sorumlusunun bulunması mümkündür. Bu veri
sorumlularının yerleşim yeri olarak aynı adresi bildirmesinde mevzuatımız açısından
herhangi bir engel bulunmadığından aynı adres bildirilebilecektir.
KURUM TARAFINDAN KULLANICI ADI VE PAROLANIN GÖNDERİLMESİ KONUSUNDA HERHANGİ BİR SÜRE VAR MIDIR?
Kuruma postayla, elden, kargoyla veya KEP ile gönderilen başvuru formları,
Kurum tarafından değerlendirildikten sonra, başvuru formunda belirtilmiş olan mail
adresine kullanıcı adı ve parola iletilmektedir. Bunun için herhangi bir süre
bulunmamaktadır.
KEP ÜZERİNDEN GÖNDERİLEN BAŞVURU FORMLARININ KURUMA ULAŞIP ULAŞMADIĞI NASIL KONTROL EDİLEBİLİR?
Kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı da dâhil
olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli
şekli olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsamda KEP ile iletilen elektronik postanın ne zaman, kim tarafından, hangi KEP hizmet sağlayıcı tarafından gönderildiği, hangi KEP hizmet sağlayıcı tarafından kabul edildiği, kimin posta kutusuna ne zaman teslim edildiği, ne zaman kim tarafından açıldığı ve okunduğu ile ilgili bilgiler KEP delili içerisinde bulunmaktadır.
Başvuru formunun teslim edilip edilmediğine dair bilgi, ilgili KEP hizmet sağlayıcısından
öğrenilebilecektir.
KAMU KURUMU, “YURTİÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/GERÇEK KİŞİ” ALANINDAN KAYIT YAPTIRMIŞSA YAPTIRIM UYGULANIR MI?
Kamu kurumlarının Sicile kayıt yükümlülüğü başlama tarihi, Kurul tarafından
01.04.2019 olarak belirlenmiş olup bu tarihten itibaren VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” alanından “Kamu Kurumu” butonu seçilerek kayıt işlemlerine başlanılmalıdır.
Bu kapsamda, Kanunun Geçici 1 inci maddesi gereği öncelikle Kanunun uygulanmasıyla ilgili koordinasyon sağlamak üzere bir üst düzey yönetici belirlenmesi ve 01.04.2019 tarihinden itibaren de “kamu kurumu” butonu ile giriş yapılarak söz konusu koordinasyon görevlisi tarafından giriş yapılması gerekmektedir.
Bir kamu kurumu, Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi alanından kayıt yapması halinde
kayıt yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılmayacağından bu durumda olanların 01.04.2019 tarihinden itibaren “kamu kurumu” alanından tekrar giriş yapması gerekmektedir.
VERBİS’E BİLGİ GİRİŞİNDE, İŞLENEN VERİ KATEGORİSİ EKRANDA YOKSA NE YAPILABİLİR?
VERBİS’te yer alan veri kategorileri Kurul tarafından veri sorumluları için kolaylık
sağlaması bakımından bazı veriler için üst başlıklar halinde belirlenerek ilgili ekranlarda
listelenmiştir. Bu başlıklar arasında, kayıt yapılması istenilen bir veri kategorisi yok ise
“Diğer Bilgiler” kısmından yeni veri kategorisi manuel olarak eklenebilmektedir. Bu şekildeki ekleme imkânı, sadece “Veri Kategorisi” için değil “İşleme Amaçları”, “Alıcılar”, “Kişi Grupları”, “Güvenlik Tedbirleri” ekranları için de geçerlidir.
VERBİS’E GİRİŞTE, SAKLAMA SÜRESİ BELİRLERKEN AYNI KATEGORİDE FARKLI SAKLAMA SÜRELERİNİN BULUNMASI HALİNDE HANGİ SÜRE YAZILMALIDIR?
Aynı veri kategorisinde birden fazla saklama süresi bulunmakta ise, veri sorumlusunca bu sürelerden en uzun olanının bildirimde kaydedilmesi gerekmektedir.
VERBİS’te, saklama süresinin seçimi ile ilgili ekranda da bu konuda uyarı notu yer
almaktadır.
VERBİS’E GİRİŞTE, VERGİ KİMLİK NUMARASI VE VERGİ DAİRESİ SEÇİMİNDE HATA UYARISI GELİYORSA NE YAPILMALIDIR?
Başvuru formu oluşturulurken tüzel kişiler için vergi kimlik numarası ve vergi
dairesi girişinin yapılması gerekmektedir. Vergi kimlik numarası ve vergi dairesi bilgisi, Gelir İdaresi Başkanlığı veritabanından anlık olarak sorgulanmaktadır.
Buna göre, başvuru formu doldurulurken ilgili bilgilerin girişi için yapılan sorgu anında, söz konusu veri sorumlusu için Gelir İdaresi Başkanlığı veritabanında hangi bilgi varsa o bilgi sorgulanmaktadır. Bir hata uyarısı alınması halinde öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili vergi dairesi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.

 VERBİS’E GİRİŞTE, AD/SOYADA AİT YANLIŞ BİLGİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR?
Başvuru formu oluşturulurken gerçek kişiler için TC kimlik numarası girişinin
yapılması gerekmektedir. TC kimlik numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel
Müdürlüğünün MERNİS veritabanından anlık olarak sorgulanmaktadır. Sorgulama
sonucunda ekrana gelen ad veya soyad bilgisinde bir hata veya yanlışlık olduğu
düşünülüyorsa öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi
yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili nüfus müdürlüğü ile iletişime geçilmesi
gerekmektedir.
İRTİBAT KİŞİSİ KAYDI ESNASINDA TC KİMLİK NUMARASINA KARŞILIK YANLIŞ AD/SOYAD BİLGİSİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR?
İrtibat kişisi kaydı yapılırken veya profil güncelleme yapılırken TC kimlik
numarası girişinin yapılması gerekmektedir. TC kimlik numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün MERNİS veritabanından anlık olarak sorgulanmaktadır. Sorgulama sonucunda ekrana gelen ad veya soyad bilgisinde bir hata veya yanlışlık olduğu düşünülüyorsa öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili nüfus müdürlüğü ile iletişime geçilmesi
gerekmektedir.
 İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARININ TESPİTİ KURUM TARAFINDAN YAPILACAK MIDIR?
İstisna kapsamında olmadığı halde, Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularının tespiti Kurumumuzca yapılacaktır.
İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARI TESPİT EDİLİRSE YAPTIRIM UYGULANACAK MI?
Kanunun 18 nci maddesinde “Bu Kanunun, 16 ncı maddesinde öngörülen Veri
Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar, idari para cezası verilir” hükmü yer
almaktadır. Bu durumda olan veri sorumluları için Kurul tarafından söz konusu idari para
cezası uygulanacaktır.
SİCİLE HER YIL TEKRAR BAŞVURU YAPILMASI GEREKİR Mİ?
Hayır. Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi akabinde, sadece girilen
bilgilerde değişiklik meydana gelmesi halinde güncelleme yapılması gerekmektedir. Bunun haricinde her yıl tekrar tekrar kayıt yapılması gibi bir durum söz konusu değildir.
VERBİS, TÜM WEB TARAYICILAR ÜZERİNDE ÇALIŞIR MI?
Evet. VERBİS’e, tüm web tarayıcılardan www.kvkk.gov.tr adresi üzerinden giriş
yapılabilecektir.
BAŞVURU FORMU KURUMA GÖNDERİLMESİNE RAĞMEN HENÜZ KULLANICI ADI ve PAROLA GELMEDİYSE NE YAPILMALIDIR?
Başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine başvuru sırasında
Kurumumuzca iletilmiş olan mailde de bahsedildiği üzere başvuru formu, Kurumumuzca
değerlendirilecek ve onaylanması akabinde aynı elektronik posta adresine kullanıcı adı ve
parola oluşturularak gönderilecektir.
KURUL KARARLARINDA YER ALAN “ANA FAALİYETİ ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ İŞLEME” İFADESİYLE NE ANLAŞILMALIDIR?
Ana faaliyetin özel nitelikli kişisel veri işleme olup olmadığının tespitinde, veri
sorumlularının en çok katma değer ürettiği faaliyetleri veya yürüttükleri temel iş ve
görevleri gereği özel nitelikli kişisel veri işlenmesi durumu olup olmadığı dikkate alınmalıdır.
Diğer bir deyişle burada değerlendirilmesi gereken; veri sorumlularının herhangi bir
faaliyeti içerisinde özel nitelikli kişisel veri işlenmesi değil, temel olarak yürütmekte
oldukları işlerinin kapsamının özel nitelikli kişisel veri işlenmesi durumudur.
Ayrıca 5429 sayılı Türkiye İstatistik Kanununun 11 inci maddesine istinaden 2012 yılından itibaren ülkemizde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında Türkiye İstatistik Kurumu
koordinasyonunda oluşturulan NACE Rev.2 ekonomik faaliyet sınıflaması kullanılmakta olup Kurumumuzca da veri sorumlularının faaliyet konularının tespitinde söz konusu NACE faaliyet kodlarından faydalanılmaktadır. Bu kapsamda, veri sorumlularının ticaret sicil kaydında veya vergi levhasında yer alan faaliyet kodları göz önünde bulundurulmaktadır.

Uygulama Rehberleri :

Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlama Rehberi

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi

Kişisel Verilerin Korunması Kanununa İlişkin Uygulama Rehberi

Verbis Uygulaması Hakkında Sorular

Kaynak : Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Saygılarımla;

Mali Müşavir

Nihal Bilada