Robotların sanayi sektöründe kullanımının artmasıyla beraber yeni bir soru akla gelmeye başladı. Tüm muhasebe süreçlerinin robotlar tarafından gerçekleştirileceği, insanın hiç yer almayacağı bir muhasebe olabilir mi? Yapay zeka, derin öğrenme veya makine örenmesi, endüstri 4.0, nesnelerin interneti gibi gelişmelerin konuşulduğu günümüzde bu teknolojik yenilik ve gelişmeler robotik muhasebeyi mümkün kılabilir mi? Teknolojinin muhasebe ve finans işlemlerini hızla değiştirdiğini söyleyebiliriz. Robotik muhasebe de bu gelişmenin bir neticesi olarak öne çıkıyor.
Robotik muhasebe, muhasebe süreçlerinde yer alan kayıtlama, sınıflandırma, özetleme ve raporlama fonksiyonlarının otomatik olarak, bilgisayarlar ve yazılımlar aracılığı ile gerçekleştirilmesidir. Muhasebe de evrakların muhasebe kayıtlarına dönüştürülmesi, yevmiye ve defteri kebir kayıtlarının oluşturulması, beyannamelerin hazırlanması bu kapsamda yapılacak işlemler arasında sayılabilir. Muhasebenin son fonksiyonu olan analiz ve yorumlama kısmında ise robotik muhasebenin yapabileceği bir şey bulunmamaktadır. Bu kısım için yapay zeka ve makine öğrenmesi kavramları devreye girmektedir.
Robotik Muhasebe veya Robotik Süreç Otomasyonu (ROBOTİK MUHASEBE), muhasebe ve finans alanında çalışan insanların yerine getirdikleri görevleri taklit eden ve böylece muhasebe birimlerinde sanal bir yardımcı olarak faaliyet gösteren yazılım ve donanımlar bütünüdür. Muhasebe meslek mensuplarının önceden manuel olarak gerçekleştirdikleri pek çok işlevin dijital dünyaya taşınarak bilgisayarlar ve yazılımlar aracılığı ile otomatik olarak gerçekleştirilmesi robotik muhasebe olarak adlandırılabilir. Belgelerin muhasebe defterlerine işlenmesinde ve muhasebe kayıtlarına dönüştürülmesinde, sıkıcı ve tekrarlanan süreçleri otomatik hale getirmek,robotik muhasebe önemli bir fonksiyon ifa etmektedir.
Robotik muhasebe, genellikle muhasebe alanında çalışan insanların yerine geçecek, onları ikame edebilecek bir unsur gibi algılanmaktadır. Oysaki robotik muhasebe, insanın muhasebe süreçlerinden tümüyle çekilmesini gerektirmez. Aksine veri işleme, aritmetik işlemler yapma gibi insanın vaktini alan muhasebe süreçlerini otomatik olarak yerine getirerek insanın analiz ve yorum yapmasına, bu verilerden sonuçlar çıkarmasına gereksinim duyar. Robotik muhasebede muhasebe meslek mensuplarına açılacak yeni iş alanları şunlardır:
- ROBOTİK MUHASEBESorun Çözüm Uzmanı
- ROBOTİK MUHASEBE Geliştirici
- ROBOTİK MUHASEBE İş (Süreç) Analisti
- ROBOTİK MUHASEBETest Uzmanı
- ROBOTİK MUHASEBEYazılım Geliştirme Analisti
- ROBOTİK MUHASEBE Raporlama Uzmanı
- Uygulama Analisti
Robotik muhasebe şu faydaları sağlar:
- Veri akışını ve muhasebe kayıtlarına, muhasebe defterlerine intikalini insan hatasına yer bırakmadan hızlı bir şekilde gerçekleştirir.
- Muhasebe süreçlerinin ne şekilde gerçekleşeceğini önceden belirlenmiş kriterler içerisinde gerçekleştirilir. Konulan bir kuralı çiğnemesi mümkün değildir.
- Kesintisiz performans gösterir. 7/24 çalışan bir sistemdir.
- Robotik muhasebede sonuçlar, raporlamalar ve özetlemeler hep aynı formattadır. Kullanıcı formatı değiştirmediği sürece raporlar da aynı kalır. İnsan faktöründe olduğu gibi raporlamada farklı farklı yorumlamalar yapmaz.
- Muhasebenin süreçlerinin standart kısımlarını gerçekleştirdiğinden muhasebe meslek mensuplarına muhasebenin daha yüksek katma değer sağlayan alanları ile ilgilenmesi için vakit kazandırır.
Bir şirketin muhasebe süreçlerinin robotik muhasebe kapsamında dijital ortamda gerçekleştirilmesinin bir takım zorlukları da bulunmaktadır. Öncelikle sürecin baştan sona bir muhasebe uzmanı tarafından kontrol edilerek oluşturulması gerekir. Sadece yazılım veya bilgisayar mühendisinin yapacağı projelendirme yeterli olmayacaktır. Süreçlerle ilgili mevzuatın, kuralların değişmesi durumunda robotik muhasebe uygulamalarının da güncellenmesi gerekecektir. Bir şirketin robotik muhasebeye geçebilmesi için izlemesi gereken yol şu şekilde özetlenebilir.
1-Robotik muhasebenin hangi muhasebe süreçlerini kapsayacağının belirlenmesi,
2-Robotik muhasebe için kullanılacak teknik donanımların ve yazılımların belirlenmesi,
3-Robotik muhasebeden beklenecek faydaların hesaplanması, maliyet fayda analizinin yapılması,
4-Robotik muhasebe kapsamında “el değmeden” dijital ortamda gerçekleştirilecek işlemlere ait projenin hazırlanması,
5-Robotik muhasebe kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerin standart hale getirilmesi ve kuralların belirlenmesi,
6-Muhasebe iş akış ve prosedürlerinin robotik muhasebe kapsamında test edilerek sağlıklı sonuç alınıp alınmadığının kontrolü,
Günümüzde gerçekleştirilen muhasebe işlemlerinin yaklaşık %80’inin önümüzdeki 10 yıl içerisinde bilgisayar ve yazılımlar aracılığıyla dijital ortamda robotik muhasebe kapsamında gerçekleştirileceği tahmin edilmektedir.
Robotik muhasebede, şirket e-fatura hesabınızdan ve/veya taranmış fatura ve diğer belgelerin bulunduğu yerel klasörden tüm belgeler alınır. Belgeler alındıktan sonra robotik muhasebe, gerekli verileri çıkarır ve muhasebe kayıtlarına aktarmak üzere değişkenlere kaydeder. Bu değişkenler seçmiş olduğunuz muhasebe yazılımına, ülkenin yerel mevzuatına uygun bir şekilde girilir. Süreç başlangıçtan son adıma kadar otomatiktir. Aynı yaklaşıma dayanarak robotik muhasebe, şirket e-posta hesabınızdan veya ilgili bankanın web servisi üzerinden banka ekstrelerini alır. Ekstreleri aldıktan sonra robot, gerekli verileri çıkarır ve muhasebe yazılımına aktarmak üzere değişkenlere kaydeder. Bu değişkenler muhasebe yazılımına genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygun olarak aktarılır. Puantaj kayıtları yüz tanıma gibi sistemlerden alınarak, bordrolar otomatik olarak oluşturulur ve kayıtlanır. Puantaj kayıtlarına izin gibi durumlar, muhasebe yetkilisi tarafından manuel olarak girilebilir. Robot, belgeleri aldıktan sonra, sipariş tarihi, sonödeme tarihi, fatura tarihi, vergi oranı, vergi tutarı, toplam vadesi vb. gibi gerekli verilerden basit raporlamaları gerçekleştirir.
Robotik muhasebe de, yapay zekalı muhasebe de gelse muhasebe mesleği yok olmayacak, sadece muhasebede yapılan iş ve işlemler biçim değiştirmiş olacaktır. Bu gelişmeler yeni muhasebe uzmanlık alanlarının ortaya çıkmasını sağlayacaktır. Yazımızı yine bir fıkra ile bitirelim. Amerika’da bir restorana dünyanın en geliştirilmiş garson robotunu getirmişler ve müşterilerin IQ derecelerine göre onlarla sohbet etmesi için programlamışlar. Bir müşteri bunu duymuş ve garson robotu denemeye karar vermiş. Yemeğini söylemiş ve garson robotla konuşmaya başlamış. Robot sormuş:
– IQ’nuz kaç beyefendi?
Adam: “150” demiş. Bunun üzerine garson robot, sohbeti atom moleküllerinden, izafiyet teorisinden v.s. den açmış. Adam yemeğini bitirip dışarı çıkmış 10 dakika sonra tekrar girmiş ve garson robotu çağırmış. Garson Robot:
– IQ’nuz kaç beyefendi, diye sormuş tekrar.
Adam bu sefer: “80” demiş denemek için. Bunun üzerine garson robot güncel konulardan, futboldan,oluşan bir konu seçmiş. Adam tekrar yemeğini bitirip dışarı çıkmış ve 5 dakika sonra tekrar gelmiş. Garson Robot tekrar aynı şekilde sormuş:
– IQ’nuz kaç beyefendi?
Adam bu sefer: “50” demiş. Garson Robot:
– Vaaay… Demek sen de Trump’a oy verdin!…
Sn.S.M.Mali Müşavir Selçuk GÜLTEN
