Türkiye’de Böyle Bir Yazı Yok : Elektronik Deftere Yönelik öneri ve Talepler

Türkiye'de Böyle Bir Yazı Yok : Elektronik Deftere Yönelik öneri ve Talepler
Türkiye'de Böyle Bir Yazı Yok : Elektronik Deftere Yönelik öneri ve Talepler

Muhasebe Bilenler Topluluğu’nun Değerli Üyeleri;
Konumuz: ELEKTRONİK DEFTERE YÖNELİK ÖNERİ VE TALEPLER

           Uzun zamandır elektronik fatura, elektronik defter dersleri, seminerleri vermekteyim. Genelde bu seminerlerde şu soru bana yöneltilmektedir. Elektronik defter konusunu anlatırken “şöyle güzel”, “böyle iyi” diyorsunuz ancak bu sistemin hiç aksayan yönleri yok mu? sorusu tarafıma sıklıkla yöneltilmektedir. Bu alanda yazmış olduğumuz kitapta da belirttiğim gibi sistemde geliştirilmesi gereken bir takım hususlar bulunmaktadır. Bu hususları şu şekilde maddeler halinde ( ilk iki öneriyi Ankara SMMM Odası tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmişti) sıralayabiliriz. Özellikle “Maliye Uzmanı” meslektaşlarımıza faydalı olmasını dilerim.

ÖNERİ/TALEP 1. TEK BİR YEVMİYE MADDESİNDE BİRDEN ÇOK BELGE OLMALIDIR.

       Her bir belgenin ayrı ayrı yevmiye maddelerine işlenmesi zorunluluğu e-defter uygulamalarında meslektaşlarımızın en sıkıntı duyduğu konular arasında yer almaktadır. Bunun yerine eskisi gibi birden çok belgenin belge türü, belge tarihi, belge numarası gibi asli unsurları belirtilerek tek bir yevmiye maddesinde kayıtlanması uygun olacaktır. Bu talebimizin gerekçeleri şu şekilde özetlenebilir.

a)Belgelerin tek tek yevmiye maddelerine işlenmesi kayıt işleme zamanını arttırdığı gibi yevmiye defteri sayfalarını da gereksiz yere şişirmektedir. Teknolojik uygulamaların yapılan işlemleri daha hızlı ve hatasız hale getirmesi esastır.

b)Belgelerin tek tek işlenmesinin güçlüğü ve bazen masraf listesi, banka ekstresi, tahsilat makbuzu gibi bölünmesi anlamsız belgelerin bulunması nedeniyle meslektaşlarımız e-defter uygulamalarında tereddüte düşmektedirler.

c)Muhasebe yazılımları “fişleri böl”, “tek yevmiye maddesine dönüştür” gibi ara çözümler bulmaya çalışsa da hemen hepsinde bu uygulama hatalı yevmiye maddelerine yol açmaktadır.

d)Ülkemizde küçük ve orta boy işletmelerde muhasebe kayıtları 10’ar günlük evrakların tek bir yevmiye maddesine işlenmesi şeklinde sürmektedir. Büyük işletmelerde ise günlük olarak tüm belgeler yine bir yevmiye maddesine işlenmektedir. Bir belgeyi tek bir yevmiye maddesine küresel ölçekte çalışan kurumlar hariç Türkiye’de kayıtlayan bulunmamaktadır. Küçük ve orta boy işletmelerin muhasebe organizasyonlarını bu duruma uyarlamaları da büyük mali külfetler ortaya çıkarmaktadır.

e)Bir belgenin tek bir yevmiye maddesine işlenmesi ile birden çok belgenin aynı yevmiye maddesine işlenmesinin vergi yükü anlamında bir farkı bulunmamaktadır. Beyannameler, mali tablolar veya ödenecek vergi değişmemektedir.

f) E-defter Uygulama klavuzu V 1.5’ sayfa 16’da “Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.” denilmektedir. E-arşiv fatura için düzenlenen bu ayrıcalığın tüm e defter mükelleflerine sağlanması oldukça yerinde bir uygulama olacaktır.

ÖNERİ/TALEP 2. BERATLARIN AYLIK DÖNEMLER YERİNE ÜÇER AYLIK DÖNEMLERDE VE GEÇİCİ VERGİYE PARALEL BİR ŞEKİLDE SİSTEMDEN ALINMASI DAHA UYGUN OLACAKTIR.

                E-defter uygulamasında beratlar aylık dönemler halinde sisteme yüklenmektedir. Her ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar beratın alınması gerekmektedir. Bugünkü sistemde toplam 12 berat alınmakta 12 ayrı bildirim yapılmaktadır. Oysa ocak-şubat-mart dönemi Haziran sonunda, Nisan-Mayıs-Haziran dönemi eylül sonunda, Temmuz-Ağustos-Eylül dönemi kasım sonunda Ekim-Kasım-Aralık dönemi şahıslar için mart şirketler için nisan ayında verilebilir. Bu talebimizin gerekçeleri de şu şekilde özetlenebilir.

a)Her ay sisteme yükleme yapılması hem sistemdeki trafiği gereksiz yere arttıracak hem de mükellefler, meslek mensupları için işgücü ve zaman kaybına neden olacaktır.

b)KDV beyanları verildikten sonra zaten geriye dönük kayıt yapılması mümkün değildir. Geçici vergi ekinde gelir tablosu sunulduğundan üçer aylık dönemler itibarıyla mizanlar hazırlanmaktadır. Hazırlanan bu mizanların de geçici vergi beyannamesi verildikten sonra değiştirilmesi mümkün değildir.

c)Geçici vergi dönemlerinde amortisman kayıtları, karşılıkların ayrılması, kambiyo kar ve zararlarının tespiti, mizanların sağlıklı çıkarılabilmesi için banka kayıtlarının kontrolü gibi işlemler yapılmaktadır. Bu işlemler neticesinde geçici vergi beyannamesi verilen mükellefin ilgili dönemi de bir anlamda kesinleşmiş olmaktadır. Kesinleşen dönemlerin beratlarının alınması vergi mükellefleri için çok daha uygun olacaktır. Böylelikle hatalar engellenmiş ve e-defter kayıtlarının da daha doğru olması sağlanabilecektir.

d)E-defter kayıtlarının üçer aylık dönemler itibarıyla beratlarının alınması vergi inceleme elemanlarının tek tek beratların sağlıklı olup olmadığı, uygun şekilde bozulmadan elektronik ortamda saklanıp saklanmadığı şeklindeki kontrollerini de daha hızlı bir hale getirecektir.

ÖNERİ/TALEP 3. AYLIK E-DEFTER VERİLMESİ OLANAĞI SAĞLANMALIDIR

E-defter aylık verilmekle beraber önceki aylarla sürekliliğini sağlayan yevmiye maddesi kontrolü gibi kontroller yapılmaktadır. Muhasebe personelinin değişmesi, hastalanması veya başka bir nedenle eski kayıtlara ulaşılamadığı durumlarda defter bütünlüğü kaybolmaktadır. Ocak, Şubat, Mart ayını başka bir muhasebe meslek mensubu vermiş ve mizan gibi bir belge ile açılış fişi oluşturulmuş bir defterin nisan ayının beratlarının alınması şu anki sistemde mümkün değildir.

ÖNERİ/TALEP 4. SÜREKLİ MALİ MÜHÜR DEĞİŞTİRİLMESİNİN ÖNÜNE GEÇİLMELİDİR.

Kayyum atanması iç çekişmeler, ortaklar arası uyumsuzluklar gibi nedenlerle sürekli olarak yönetim değişen yerlerde sürekli olarak mali mühür değişmekte e-defter uygulaması da sürekli olarak sıkıntılara yol açmaktadır. Bunun yerine e-defter sistemine e-beyannamede olduğu gibi parola ile giriş yöntemi mutlaka getirilmelidir.  Elektronik defter girişlerinde mali mühürlerle girişlerde çeşitli sıkıntılar yaşandığı bilinmektedir. Google Chrome, modzilla firefox gibi bazı internet tarayıcılarının özellikle “java” uygulamalarını desteklememesi nedeniyle sorunlar çıkmaktadır. Java uygulamalarından uzaklaşılması gerekmektedir. E-beyanname de farklı java, e-defterde farklı java sürümü kullanılmamalıdır.

ÖNERİ/TALEP 5. E DEFTER BERAT ALMA SÜRELERİ HİÇ BİR GEREKÇE İLE AZALTILMAMALIDIR.

E-defter Uygulama klavuzu V 1.5.’in 28’nci sayfasında “e-Defterin, incelemeye/denetime konu olması halinde; inceleme/denetim elemanı tarafından talep edilen dönemlere ilişkin defterin oluşturulup ilgili beratların e-Defter Uygulamasına yüklenmesi ve bu şekilde inceleme/denetim birimlerine teslim edilmesi gerekmektedir. Yasal yükleme süresi geçmemiş dönem defterlerinin incelemeye konu olması halinde ise yasal yükleme süresi beklenilmeden inceleme/denetime konu dönemlere ilişkin e-Defterin oluşturulup ilgili beratların e-Defter Uygulamasına yüklenmesi ve söz konusu defterin inceleme/denetim birimlerine teslim edilmesi gerekmektedir.” denilmektedir.

Uygulamada kağıt defterler istenirken bile 15 gün bir süre verilmektedir. Burada KDV beyannamesi verilmemiş olan dönemin e-defter beratının istenmemesi gerekmektedir. Daha sonra KDV ile ilgili değişiklikler yapılması gerektiğinde e-defter sistemi çıkmaza girmektedir. Beratların süresinde bile alınamadığı sürekli olarak uzatma taleplerinin geldiği düşünülürse buradaki kısaltma çok mantıklı görülmemektedir.

ÖNERİ/TALEP 6. E DEFTERDE GERİYE DÖNÜK KAYITLARIN GÖRÜNTÜLENEBİLMESİ İMKANI GETİRİLMELİDİR. HİÇ DEĞİLSE ÖZEL ENTEGRATÖRLER E-DEFTER BERAT VE KAYIT İÇERİKLERİNİ SAKLAMALIDIR.

Talep 3’te açıkladığımız gibi herhangi bir sebeple elektronik defterin bir veya birden fazla ayına ulaşılamadığında defter bütünlüğünü sağlamak mümkün olmamaktadır. Bu durumda mükelleflerin bütün yılın defterini yeniden oluşturmak gibi cezalarla yüz yüze gelmesi söz konusu olmaktadır. Saklama hizmeti alınması zorunluluğu olmamakla beraber özel entegratörlük veya e-defter yazılımı hizmeti veren firmaların sistemleri üzerinden gönderilen beratlara ilişkin defterleri de saklama yükümlülüğü getirilmelidir.  Aksi takdirde e-defter bütünlüğü tehlikeye girmektedir.

ÖNERİ/TALEP 7. E-DEFTERDE ÖDEME TÜRÜ BİLGİSİ KALDIRILMALIDIR.

           Her kayıtta ödeme yöntemi yazmak muhasebe veri girişlerinin yavaşlamasına neden olmaktadır. Bu yavaşlama mükelleflere ekstra eleman, muhasebe ücreti yani maliyet olarak geri dönmektedir. Oysaki muhasebe kayıtlarında kullanılan hesaplar zaten ödeme türü bilgisini vermektedir. Örneğin yapılan muhasebe kaydında “100-KASA” hesabı alacaklı çalışmış ise ödemenin “nakit” olduğu muhasebe kayıtlarından zaten bulunmaktadır. Elektronik uygulamalar zaman tasarrufu sağlamalı, mükelleflere, meslek mensuplarına faydalı olmalıdır.

ÖNERİ/TALEP 8. E-DEFTERDE BELGE TİPLERİ MUTLAKA TÜRKİYE’YE UYARLANMALIDIR.

Her kayıtta istenen belge tipleri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiştir. Muhasebe meslek mensupları tarafından değiştirilmesine de izin verilmemektedir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı kılavuzda  aşağıdaki sekiz belge tipi tanımlanmıştır.

1-Çek

2-Fatura

3-Müşteri Sipariş Belgesi

4-Satıcı Sipariş Belgesi

5-Senet

6-Navlun

7-Makbuz

8-Diğer (Belge açıklaması kısmına, Serbest Meslek Makbuzu, Gider Pusulası, Sigorta Poliçesi, Ücret Bordrosu, Teminat Mektubu, Perakende Satış Fişi gibi belge türü ayrıca yazılır.)

Muhasebe kayıtlarında yer alan birinci belge tipinin fatura olduğunu herkes bilir. Çekin birinci belge tipi olarak yazılmasının Türkiye uygulamaları için bir mantığı yoktur. Müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi ülkemizde muhasebe uygulamalarında kullanılan belgeler değildir hatta bu belgelerin Vergi Usul Kanunu’nda bir karşılığı, bir tanımı dahi yoktur. Yine diğer belge tipi olarak tanımlanan ücret bordrosu bilindiği üzere her ay hazırlanmaktadır. Yani hiç kullanılmayan belgeler 3 veya 4’ncü sırayı alırken çoğu işletmede her ay düzenli hazırlanan bir belge, son sırada yer almıştır. Bu uygulamanın da düzeltilmesi gerekmektedir.

ÖNERİ/TALEP 9. E-DEFTER MUTLAKA SMMM ÜNVANLI MESLEK MENSUPLARI TARAFINDAN GÖNDERİLEBİLMELİDİR. 

            3568 Sayılı meslek yasasına göre defter tutma görevi münhasıran “SMMM” ünvanlı meslek mensuplarına aittir. Kısaca YMM ünvanlı meslek mensupları elektronik defter tutamaz veya gönderemezler. YMM’ler e-defter beratlarında yaşanan sıkıntılarda özel amaçlı raporlar yazmaktadırlar. Bu raporların yazılması hususunda verilen YMM hizmeti 3568 sayılı yasanın lafzına ve ruhuna uygundur.

Elektronik defterler mutlaka SMMM ünvanlı meslek mensuplarınca gönderilmelidir. Bu nokta da gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerekmektedir. Elektronik defter beratlarında kullanılan muhasebe programın ismi ve beratı gönderen meslek mensubunun ismi mutlaka yazılmalı, yazılan ismin yanında “SMMM” ünvanı da mutlaka aranmalıdır.

SONUÇ

Elektronik fatura defter konularında çok fazla makale yazınca telefonla arayan meslektaşlar hep e-defter e-fatura uzmanı sizmişsiniz size bir soru sorabilir miyim? diye söze başlıyorlar. Ben uzman değilim. Sadece bu konular da diğer meslektaşlara göre biraz fazla mesai harcamış olabilirim.  Elektronik defter, elektronik fatura derslerinde bazen öğrencilere konuyla ilgili küçük hikayeler anlatmaktayım. Bunlardan birisi de şöyledir. “Bir adamcağız kötü yoldan para kazanıp bununla kendisine bir inek alır. Neden sonra, yaptıklarından pişman olur ve hiç olmazsa iyi bir şey yapmış olmak için bunu Hacı Bektaş Veli’nin dergahına kurban olarak bağışlamak ister. O zamanlar dergahlar aynı zamanda aşevi işlevi görüyormuş. Durumu Hacı Bektaş Veli ‘ye anlatır ve Hacı Bektaş Veli “helal değildir” diye bu kurbanı geri çevirir. Bunun üzerine adam Mevlevi Dergahına gider ve aynı durumu Mevlana ‘ya anlatır. Mevlana ise bu hediyeyi kabul eder. Adam aynı şeyi Hacı Bektaş Veli’ye de anlattığını ama onun bunu kabul etmediğini söyler. Mevlana ‘ya bunun sebebini sorar. Mevlana şöyle der:

– Biz bir karga isek Hacı Bektaş Veli bir şahin gibidir, öyle her leşe konmaz, o yüzden senin bu hediyeni biz kabul ederiz ama o kabul etmeyebilir.

Adam üşenmez kalkar Hacı Bektaş Dergahı’na gider ve Hacı Bektaş Veli’ye, Mevlana’nın kurbanı kabul ettiğini söyleyip bunun sebebini bir de Hacı Bektaş Veli’ye sorar. Hacı Bektaş da şöyle der:

– Bizim gönlümüz bir su birikintisi ise, Mevlana’nın gönlü okyanus gibidir. Bu yüzden, bir damlayla bizim gönlümüz kirlenebilir ama onun engin gönlü kirlenmez, bundan dolayı o senin hediyeni kabul etmiştir der.

Yazıdaki görüşlerim bir öneri niteliğinde olup sadece elektronik defter sisteminin daha iyi bir hale getirilmesi için naçizane öneriler niteliğindedir.

Not: İş bu yazı Sadece Muhasebe Bilenler Topluluğu için hazırlanmıştır. Yazarı ve M.B.T.’den izin almaksızın lütfen kullanmayınız.
Tabi ki ilgili linki istediğiniz yerde paylaşabilirsiniz 🙂

Saygılarımla;

S.M.Mali Müşavir
Selçuk GÜLTEN

 

1 Yorum

Comments are closed.