Outlook Kullananlar Bunu Yaparsanız Hem Rahatlar Hem de Mail Karmaşasına Son Verirsiniz :)

Outlook Kullananlar Bunu Yaparsanız Hem Rahatlar Hem de Mail Karmaşasına Son Verirsiniz :)
Outlook Kullananlar Bunu Yaparsanız Hem Rahatlar Hem de Mail Karmaşasına Son Verirsiniz :)

Outlook Kullananlar Bunu Yaparsanız Hem Rahatlar
Hem de Mail Karmaşasına Son Verirsiniz 🙂

Muhasebe Bilenler Topluluğu’nun Değerli Üyeleri Saygıdeğer Meslektaşlarım
Hepimiz gerek şirketlerde gerek muhasebe bürolarında birçok nedenle farklı farklı kişi, grup, firma, banka vb yerlerden mailler alıyoruz ve Outlook’un Gelen Kutusu tam bir karmaşaya dönüşebiliyor.

Birazdan aşağıda vereceğim bilgiler ve görseller ile göreceksiniz ki bu kuralları oluşturursanız Gelen Kutunuz rahatlayacak, Müşterilerden, bankacılardan, tedarikçilerden, satıcılardan her neyse artık 🙂 gelen mailiniz ayrı ayrı klasörlerde toplanacak ve böylece hem istediğiniz tasnif ile Gelen Kutunuzun Alt Klasörleri oluşacak hem de bu tasnif içinden istediğiniz maili kolaylıkla bulacak hem de gelen mailin direkt olarak gelen kutusuna değil de Gelen Kutusunun altındaki eklediğiniz kurallar çerçevesinde ilgili klasöre gitmesini sağlayabilirsiniz.

Lafı uzatmadan görseller ile konuyu sizlere kısaca anlatmaya başlayayım.

Öncelikle Bu işlemi Outlook menülerindeki yolunu yazarak başlayayım.

Ben MS 2013 Kullanıyorum oradaki menüde ki muhtemelen sizlerde de aynı yerdedir 🙂
Giriş/Kurallar/Kural Oluştur diyerek aşağıdaki ekranı açabilirsiniz.

Kural oluşturmaktaki genel mantık şudur: Gelen mailin ortak bir özelliği olmalı örneğin Örneğin x firmasının bankasından akılda kalsın diye Serkanbank olsun 🙂 gelen bir mail ve konu hep şöyle olsun:”Hesap Ekstresi Serkan Limited…………………………………..” ve gelen mailler Serkan@bank.com gibi bir mail adresinden geliyor burada iki şansınız var ya serkan@bank.com dan gelen maillerin hepsini Outlook Gelen Kutusunun altında bir SerkanBank gibi bir klasör açarak oraya yönlendireceksiniz ya da Serkanbank’tan gelen mailler içerisinden sadece “Hesap Ekstresi Serkan Limited…………………………..” açıklamasıyla gelen maillerin içerisinden sabit metin olan “Hesap Ekstresi Serkan Limited”  i Konu Bağlamına ekleyerek ve Gelen Kutusunun altına bir klasör oluşturarak bundan sonra gelen bu ekstrelerin tamamının gelen kutusuna değil de ihtiyacım olduğunda bakmak üzere Gelen Kutusunun altında açmış olduğum Serkan Bank Hesap Ekstresi Klasörüne transferini sağlayıp Gelen Kutusunu daha önemli ve acil işleriniz için temiz tutabilirsiniz.

Peki Yukarıdaki anlattıklarımı nasıl yapacağım.
Adım Adım Gidelim.

Gördüğünüz gibi ilgili mailde sabit olan “Hesap Ekstresi Serkan Limited”  metnini Konu Bağlamı bölümüne yazdım.

En altta “Öğeyi Bu Klasöre Taşı:” bölümünü görüyorsunuz yanında da “Klasör Seç… ” yer almakta. Klasör Seç’e tıkladığımızda açılan pencere aşağıdaki gibi olacaktır.

 

Burada Sağ altta Yeni Butonunu görmektesiniz. Gelen Kutusunun üzerindeyken Yeni butonuna tıkladığınızda bir isim vermenizi isteyecek örnek olarak “Hesap Ekstresi Serkan Limited” dediğimizde alta bir klasör açacak onu seçip tamam diyerek sonraki adıma geçebilirsiniz.

Sonraki adımda Tamam Butonuna tıklıyoruz (Tabi koyu olacak ekranı alırken işlemi tam tamamlamadım 🙂 Tamama Tıkladığımızda aşağıdaki ekran ile karşı karşıya kalacaksınız.

Bu ekran şu anlama geliyor bu istediğin özelliklerde olan tüm mailleri istediğin ve Gelen Kutusunun altında yeni açtığın bu klasörün içerisinde toplayayım mı? Topla dediğinizde Gelen Kutusunda bu özelliklerde ne var ne yok alıp bu klasörün içerisine aktaracak Gelen Kutunuz Rahatlayacak Tasnif Kolaylaşacak kalabalık yaptığı için önemli olan maillerin gözden kaçması önlenecek ya da tek tek aktarıyorsanız buna gerek kalmayacak.

Biraz Dikkat de olmazsa olmaz şartlardan tabi 🙂

Diğer paylaşımlardan, işten güçten fırsat bulduğum anlarda iş hayatımda kullandığım bana ciddi kolaylıklar sağlayan konuları sizler ile paylaşmaya devam edeceğim.

Sağlıcakla Kalın, Sevgi ile kalın, Şimdilik Hoşça kalın…

Saygılarımla
S.M.Mali Müşavir
Serkan TAVŞAN

 

 

Comments are closed.