ELEKTRONİK ORTAMDA DÜZENLENEN MUHASEBE FİŞLERİNE İLİŞKİN KILAVUZ
1- GİRİŞ
(1) Bilindiği üzere 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin;
“4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı”
başlıklı bölümünün;
4.4.1 / (a) fıkrasında; e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin e-Defter ve berat
dosyaları ile birlikte “Muhasebe Fişleri”ni de kağıt ve/veya elektronik ortamda
muhafaza etmesinin zorunlu olduğu,
4.4.1 / (b) fıkrasında; kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç olmak
üzere, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün
sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliğinin, Nitelikli Elektronik Sertifika (NES)
veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı ve bu nedenle kağıt ortamında
saklanmayacağı ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki halinin hukuken
hüküm ifade etmeyeceği,
4.4.1 / (c) fıkrasında; kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri ve
elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin de vergi kanunları, Türk Ticaret
Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya
optik ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişlerinin kağıt
ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla
eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü olunduğu,
4.4.1 / (ç) fıkrasında; muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün, elektronik ortamda
oluşturulan muhasebe fişlerinin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin
olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri
ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olduğu,
“7. Diğer Hususlar” başlıklı bölümünün;
(7.8.) fıkrasında; elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve
ibrazına izin verilen muhasebe fişlerinin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin
standartların edefter.gov.tr adresinde duyurulacağı, açıklanmış olup bu açıklamalar çerçevesinde e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslara ilişkin açıklamalara bu Kılavuzda yer verilmiştir.
2- ELEKTRONİK ORTAMDA DÜZENLENECEK MUHASEBE FİŞLERİNDE
ASGARİ OLARAK BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER
(1) Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce
kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak
tanımlanmaktadır. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi
muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilmektedir. Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe
ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak
muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir. Muhasebe fişlerine konumuamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde yer alan hükümler uyarınca, en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.
(2) Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmaktadır:
a) Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle
alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi,
kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı
borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.
b) Tediye (Ödeme) Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle
ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi,
kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tediye fişi kasa
hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır.
c) Mahsup Fişi : Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit
olmayan işlemler için düzenlenen fiştir.
(3) e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye
maddesi için düzenlenmesi gereken muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması zorunlu
bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır:
Bilgi
Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si
Fişin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup)
Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)
Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika)
Fişin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
Fişin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası
Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
Borçlu Hesabın Tutarı
Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
Alacaklı Hesabın Tutarı
Fişin Borç Toplamı
Fişin Alacak Toplamı
Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde)
Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama
Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası
