📌 e-Defter de Özellikli Kayıtlar
E-Defter kılavuzunda özellikle bazı kayıtlarin İdarenin İstedigi şekilde gönderilmesi şart koşulmustur.Fakat bazı muhasebe programlarında kayıtlar idarenin istediği şekilde ve açıklamalarla gönderilmemektedir. Bu nedenle aşağıdaki belge türlerinin idarenin istedigi şekilde kayıtlarının yapılması gerekmektedir. .Kullandiginiz muhasebe programlarının E-Defter bilgilerini doğru islediginden emin olmakta fayda vardır.Belge türleri aşağıdaki gibidir.İdarenin belge türleri için istedigi koşullar detaylı bir şekilde açıklanmıştır
– Fatura Kayıtları
– Banka Kayitlari
– Masraf Listesi Kayıtları
– Z Raporu Kayitlari
– Perakende Satış Vesikasi Kayıtları
– Çek bordrosu Kayıtları
– Senet bordrosu Kayıtları
– Ücret Bordrosu Kayıtları
– Serbest Meslek Makbuzu Kayitlari
– Döviz ve Kıymetli Maden Alım ve Satım Belgesi Kayitlari
– e-Bilet Kayıtları
*Fatura Kaydına İstinaden Açıklama*
Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında faturaların, “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak,
muhasebe kaydına konu edilecek faturaların, aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin mal ve hizmet satış faturaları, mal ve hizmet alış faturaları, genel gider faturaları, vb.
şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 100 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı
gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.Bununla birlikte, e-Arşiv Fatura kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar, kargo şirketleri, Elektronik Ticarette Güven Damgası Hakkında Tebliğe istinaden Ticaret Bakanlığı tarafından kendilerine güven damgası tahsis edilen ve güven damgası aktif olan hizmet sağlayıcı
ve aracı hizmet sağlayıcıları, 507 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemini kullananlar ile yazılı talep üzerine
Başkanlıkça bu kapsamda işlem yapması uygun görülen mükellefler e-Defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere ve e- Arşiv raporlama dönemlerine uymak koşuluylabirden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı yapabileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “eArşiv fatura icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-Arşiv Raporu formatında ve aynı içerikte olması ve mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.
*Banka İşlemlerine İstinaden Açıklama*
Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı
yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih
ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir.Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.
*Masraf listesine istinaden açıklama*
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır.
Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir
masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi
zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu
masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.
– *Z Raporuna İstinaden Açıklama*
Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait gün sonu raporların esas itibariyle ayrı ayrı muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak aynı işletmede birden fazla ödeme kaydedici cihazın kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporlarının, günlük olarak bir icmale bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu İcmali” olarak kaydı yapılabilir.
Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Söz konusu icmal aşağıdaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir.
Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması muhasebenin temel kavramlarında belirtilen tutarlılık ilkesinin gereğidir.İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri, (Z) Raporu icmalinin numara ve tarihinin girilmesinin zorunlu olmasıdır. Bu bilgi elektronik defter uygulamasında da verilecek bilgi olmasından ötürü önem arz etmektedir.
*Perakende Satış Vesikalarına istinaden açıklama*
Vergi Usul Kanunu kapsamında gider yazılabilecek mahiyeti taşıyan perakende satış fişleri (Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile perakende satış fişi ile tevsik edilebilmesine izin verilen giderlere ait fişler) ayrı ayrı muhasebe kaydına konu edilebileceği gibi söz konusu fişlerin en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodu dikkate alınıp bir icmal oluşturularak muhasebe kaydına konu edilmesi de mümkündür. Bu icmal muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Perakende Satış Vesikaları ile Tevsik Edilen Giderler İcmali” olarak kaydı yapılır.
*Çek bordrosuna istinaden açıklama*
e-Defter uygulamasında bu Kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin
detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da Nitelikli Elektronik Sertifika/Mali Mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.
Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
*Senet bordrosuna istinaden açıklama*
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir
numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin
detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da Nitelikli Elektronik Sertifika/Mali Mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.
Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.
*Ücret Bordrosuna istinaden açıklama*
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da Nitelikli Elektronik Sertifika/Mali Mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
*Serbest Meslek Makbuzuna istinaden açıklama*
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan
makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır.
Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
*Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgesine İstinaden Açıklama*
e-Defter uygulamasında bu Kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bununla birlikte, Mali Suçları Araştırma Kurulu, Hazine Müsteşarlığı, Bankacılık Düzenleme veDenetleme Kurulu ile kambiyo mevzuatına ait diğer mevzuatla belirlenen hükümler uyarınca, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinde (Döviz Alım Belgesi, Kıymetli Maden Alım Belgesi, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgesi) döviz/kıymetli maden satan gerçek kişi veya kuruluşun adı-soyadı/unvanı ve vergi kimlik numarasının belirtilmesine gerek bulunmayan durumlarda birden fazla Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin bir icmale bağlanarak e-Deftere kayıt edilmesi mümkündür. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin günlük olarak bir icmale bağlanarak muhasebe kaydı yapılırken belge tipi “other” ve belge açıklaması “Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmali” olarak belirtilmelidir. Ayrıca kayıtlarda Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri icmaline hesap dönemi başından itibaren 1’den başlayacak şekilde numara verilmeli ve hesap dönemi sonuna kadar müteselsil bir şekilde ilerlemelidir.
Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmaline verilen numara ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi aşağıdaki tabloda yer alan formata uygun olarak belgenin üzerine yazılmalıdır. Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Söz konusu icmal tablodaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir.
*Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgesine İstinaden Açıklama*
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgelerinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bununla birlikte, Mali Suçları Araştırma Kurulu, Hazine Müsteşarlığı, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu ile kambiyo mevzuatına ait diğer mevzuatla belirlenen hükümler uyarınca, Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgelerinde (Döviz Satım Belgesi, Kıymetli Maden Satım Belgesi, Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgesi) döviz/kıymetli maden alan gerçek kişi veya kuruluşun adı-soyadı/unvanı ve vergi kimlik numarasının belirtilmesine gerek bulunmayan durumlarda birden fazla Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgelerinin bir icmale bağlanarak e-Deftere kayıt edilmesi mümkündür. Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgelerinin günlük olarak bir icmale bağlanarak
muhasebe kaydı yapılırken belge tipi “other” ve belge açıklaması “Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri İcmali” olarak belirtilmelidir. Ayrıca kayıtlarda Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri İcmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri icmaline hesap dönemi başından itibaren 1’den başlayacak şekilde numara verilmeli ve hesap dönemi sonuna kadar müteselsil bir şekilde ilerlemelidir.
*e-Bilet Kaydına İstinaden Açıklama*
Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında belgelerin, her bir belge ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak e-Bilet kullanıcısı olmak şartıyla havayolu,
denizyolu ve karayolu bileti düzenleyen firmalar ve etkinlik bileti düzenleyen şirketler e-Defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla elektronik
bileti kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Bilet icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin
de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-Bilet raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Acenteler ise düzenlenmesine aracılık etmiş oldukları ve 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre kendileri için gider belgesi sayılan e-Biletleri; ilgili havayolu firmasının otomasyon sisteminden alınacak “Devre/Satış Raporu” belgesine istinaden tek bir yevmiye kaydı ile muhasebeleştirebilirler. “Devre/Satış Raporu”nun mali mühür ya da elektronik imza ile
imzalanması esas olmakla birlikte imzalanamadığı durumlarda ıslak imza ile imzalanacağı tabiidir.Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “Devre/Satış Raporu” olacaktır ve
bu belgenin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur.
✍️ Mali Müşavir Metin Akyol
