Stok Yönetimi Modülünü Aktifleştirme ve Stok Defteri Açma
Stok işlemleri, Defter Beyan Sistemi’nde “Muhasebe Bilgileri” “Stok Yönetimi” modülü
kapsamında yürütülür. Stok yönetimi modülünü ticari kazançları basit usulde tespit edilen
mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler kullanabilir. Modülün
kullanılabilmesi için öncelikle “Defter İşlemleri” ekranından “Stok Defteri” açılır. Kullanıcı,
“Kapalı” durumundaki “Stok Defteri”ni bulur ve “Aç” butonuna tıklar (Şekil 2).
“Aç” butonu, kullanıcıya sistemsel olarak belirlenen defter açılış tarihini gösterir. Kullanıcı,
aynı ekrandan değerleme yöntemini seçer. Seçimi olanaklı değerleme yöntemleri aşağıdaki
gibidir:
Basit Ortalama
Ağırlıklı Ortalama
Hareketli Ağırlıklı Ortalama
FIFO (İlk Giren İlk Çıkar)
Defter açma işlemi esnasında seçilen değerleme yöntemi, sonradan oluşacak birim fiyatları
etkilediği için değiştirilemez. Değerleme yönteminin değiştirilebilmesi için defterin
kapatılması ve sonradan tekrar açılması gerekmektedir.
Kullanıcı, değerleme yöntemi (Örnek olarak “Ağırlıklı Ortalama” yöntemi) seçtikten sonra
“Aç” butonuna tıklar (Şekil 3). Stok defteri başarılı bir şekilde açıldıktan sonra “Stok
Yönetimi” modülü menüde aktifleştirilmiş olur (Şekil 4).
Stok Defteri Kaldırma
Modülün pasif hale getirilmesi için öncelikle “Defter İşlemleri” ekranındaki “Stok Defteri”
bulunur. Kullanıcı, “Açık” durumundaki “Stok Defteri”ni bulur ve “Kapat” butonuna tıklar
(Şekil 4).
Kullanıcı, gelen uyarıdaki “Kapat” opsiyonunu seçer (Şekil 5) ise defter kaldırılır (Şekil 6).
Bu uyarıdaki “Vazgeç” opsiyonu ile kaldırma işleminden vazgeçilebilir.
Stok defteri açık olan kullanıcı, stok kartları ile bağlantılı gider veya gelir kaydı girmiş ise bu
kullanıcı, stok defterini kaldırmadan önce söz konusu gelir ve gider kayıtlarını silmesi gerekir.
Stok defterine girilen gelir ve gider kayıtları silinmediği taktirde, hata ile karşılaşır ve defteri
kaldıramadan işlem sonlanır (Şekil 7).
Stok Kartı Oluşturma
Stok alış ve satış işlemleri ve bu işlemler ile bağlantılı oluşan maliyet hareketleri “Stok
Kartları” ile takip edilir. Stok gelir ve gider kayıtlarının oluşturulabilmesi için kullanıcının ilk
olarak “Stok Kartı” oluşturması gerekmektedir. “Stok Kartı”, benzer olmayan bir kod ile
oluşturulur ve stok işlemleri sırasında bu kod kullanılır. (Şekil 8).
Kullanıcı, “Stok Yönetimi” ekranından “Stok Kartı İşlemleri”ne gider (Şekil 8). Başlık
bilgileri alanındaki, girişi zorunlu alanları (Stok Kodu, Stok Adı, Stok Cinsi, Stok Kategorisi,
Birim), sonradan giriş ve çıkışı yapılacak olan stok özelliklerine uygun olarak doldurur. “Stok
Kategorisi” seçimi için “Arama” butonunu kullanır. Önce üst kategoriyi, sonra da bu üst
kategorinin alt kırılımı olan stok kategorisini belirleyerek “Seç” butonuna tıklar (Şekil 9).
Zorunlu alanları dolduran kullanıcı (Şekil 10) “Oluştur” butonuna tıkladığında “Stok Kartı”
başarı ile oluşturulur, diğer stok kartları listesi arasında yerini alır ve maliyet hareket kaydı için hazır duruma gelir (Şekil 11).
Oluşturulan tüm stok kartları, sonradan kullanıcının ulaşabilmesi için “Stok Kartı Listesi”
alanında tutulur. Kullanıcı, stok kartlarını “Arama” butonu yardımını kullanarak bulabilir.
Kullanıcı, listedeki herhangi bir satırın üzerine bir kez tıkladığında stok kartı başlık bilgileri ve maliyet hareketleri ekrana aktarılmış olur (Şekil 11). Stok kartında herhangi bir hareket yok ise “Maliyet Hareketleri” satırlarında herhangi bir kayıt listelenmez.
Stok Devir Kaydı Oluşturma
Mükellefiyeti önceki yıllarda başlamış bir kullanıcı, stoklarını ilk kez sistemde takip etmek
istediğinde önceki yıldan gelen stoklarını sisteme kaydeder. Mükellefiyeti yıl içerisinde
başlamış kullanıcı için devreden stok söz konusu değildir ve sisteme herhangi bir devir kaydı yapmaz. Stok devir kaydı yapmak isteyen kullanıcı ilk olarak devir kaydını gireceği stok kartını seçer (Şekil 12).
Kullanıcı, “Stok Devir” kaydına başlamak için “Stok Devir” butonuna tıklar (Şekil 13).
“Stok Devir” butonu, stok devir kaydının girileceği alanı ekranda kullanıcıya gösterir (Şekil
14)
Stok devir kaydı için devreden miktar değeri ve devreden tutarın girilmesi zorunludur.
Kullanıcı “Miktar” ve “Tutar” alanlarına giriş yapar ve sistem bu bilgileri kullanarak “Birim
Fiyat” hesaplar. Kullanıcı, devir kaydını tamamlamak için “Ekle” butonuna tıklar (Şekil 15).
Kullanıcının “Ekle” butonuna tıklamasının ardından girilen stok devir kaydı, “Stok Kartı”na
“Stok alışı (devir)” türündeki maliyet hareketi olarak yansır (Şekil 16). Bu hareket karttaki ilk harekettir (No: 1) ve tarihi mali yılbaşıdır. Stok devir kaydı, stok kartı kullanılabilir miktarını ve seçilmiş olan değerleme yöntemine uygun olarak stok kartı birim fiyatını ve tutarını değiştirir.
Girilen stok devir kaydı ile sistemde otomatik olarak “Dönem Başı EMTİA” gider belgesi
oluşur (Şekil 17). Dönem Başı EMTİA gider belgesinin toplam tutarı, stok kartlarına girilen
stok devir kayıtlarına ait tutarların toplamına eşittir. Kullanıcı, stok kartına ilk kez stok devir
kaydı girince oluşur; sonraki devir kayıtları ile güncellenir. Başka bir deyişle, stok devir
kayıtları sonucu sistem tarafından otomatik olarak yönetilen tek bir adet gider belgesi
mevcuttur.
Herhangi bir stok kartına sadece bir kalem “Stok alış (devir)” maliyet hareketi eklenebilir.
Eklenen stok devir kayıtları, stok kartı bazında “Stok Defteri”ne stok giriş işlem kalemi olarak aktarılır (Şekil 18).
Sistem tarafından otomatik oluşan “Dönem Başı EMTİA” gider belgesi gelir – gider
defterinin / raporunun giderler tablosundaki “Mal Alışı” sütununa gider olarak aktarılır.
Sistem tarafından otomatik oluşan “Dönem Başı EMTİA” gider belgesine ait tutar mali yılbaşı için oluşturulan “Hesap Özeti”nin giderler tablosundaki “Dönem Başı Emtia Mevcudu”
satırına aktarılır (Şekil 20).
Stok Devir Kaydı Güncelleme ve Silme
Stok devir kaydının silinmesi ya da güncellenmesi için “Stok Kartı” seçilir ve “Stok Devir”
butonuna tıklanır (Şekil 21). Stok devir kaydı silme ve güncelleme işlemi sonrası, stok devir
kaydı ile otomatik oluşmuş “Dönem Başı EMTİA” gider belgesi, oluşturma adımında olduğu
gibi otomatik olarak güncellenir ve defter/rapor ve hesap özeti ekranlarına aktarılır.
Sistem, önceden girilmiş olan stok devir kaydını ekrana getirir. Kullanıcı “Tutar” alanını
günceller ve “Güncelle” butonuna tıklar (Şekil 22).
Silme işlemi için benzer şekilde “Stok Devir” butonuna tıklanır (Şekil 21) ve sistem önceden
girilmiş olan stok devir kaydını ekrana getirir (Şekil 23). Kullanıcı, “Silme” ikonuna tıklar ise
sistem silme işlemi için hazırlanır. Kullanıcı, “Güncelle” butonuna tıklar ise stok devir kaydı
seçilen kart için silinmiş olur ve maliyet hareketleri güncellenir.
Mal Alışı Gider Kaydının Oluşturulması
Mali yıl içerisindeki stok girişleri, “Muhasebe Bilgileri” ekranındaki mevcut “Gider Ekle”
fonksiyonları ile yürütülür. Kullanıcı, gider belgesi kaydederek mal girişini yapar ve stok
yönetimi modülü, diğer işlemleri otomatik olarak yürütür.
Kullanıcı, gider kayıt türü olarak “Mal Alışı” seçer ise ekranda “Stok Kartı Listesi” alanı
belirir ve sistem kullanıcının hangi karta mal girişi yapmak istediğini belirlemesini bekler
(Şekil 24). Kullanıcı, “Arama” butonu yardımı ile önceden oluşturmuş olduğu stok kartlarına
ulaşır.
Kullanıcının “Arama” butonuna tıklamasına istinaden ekrana mevcut stok kartları listesi gelir
ve kullanıcı, ekran özelliklerini (filtreleme, sayfalardan arama vs.) kullanarak işlem yapmak
istediği stok kartını seçer (Şekil 25).
“Gider Kayıt Alt Türü” alanı, seçilen stok kartındaki “Stok Cinsi” alanı ile otomatik olarak
doldurulur ve kullanıcı bu seçimi değiştiremez. Benzer şekilde Stok Kartı Listesi alanındaki
“Stok Kodu” ve “Stok Adı” alanları seçilen stok kartına ait bilgiler ile otomatik olarak
doldurulur (Şekil 26). Kullanıcı, bu aşamada stok kartı seçimini değiştirmek ister ise “Arama”
butonunu kullanarak yeni bir seçim yapabilir. Kullanıcı, ek olarak, “Miktar” (stok alışı işlem
miktarı) verisini stok kartında tanımlamış olduğu “Birim” verisi (örneğin; adet, kg vs.) ile
tutarlı olacak şekilde girer. Kullanıcı son olarak belge tutarını belirtir. Belgeyi kaydetme
işleminden sonra “Tutar (KDV Hariç)”, stok kartına “Tutar (İşlem)” olarak aktarılır.
Mal alışı gider belgesinin kaydedilmesinden sonra bu işlem, stok giriş işlemi (+) durumu ile
“Stok alış” işlem türüne ait maliyet hareketi olarak stok kartına aktarılır. Gider belgesinin
deftere kayıt tarihi, stok kartındaki maliyet hareketinin deftere kayıt tarihidir. “Birim Fiyat”,
sistem tarafından hesaplanan birim işlem tutarıdır (Şekil 27). Mal alışı işlemi, stok defterine
aktarılır. Alışlar, stok kartı birim fiyatını seçilen değerleme yöntemine göre değiştirir.
Mal Satışı Gelir Kaydının Oluşturulması
Stok satışları, “Muhasebe Bilgileri” ekranındaki mevcut “Gelir Ekle” fonksiyonları ile
yürütülür. Kullanıcı, gelir belgesi kaydederek mal çıkışını yapar ve stok yönetimi modülü,
diğer işlemleri otomatik olarak yürütür.
Kullanıcı, gelir kayıt türü olarak “Mal Satışı” seçer ise ekranda “Stok Kartı Listesi” alanı
belirir ve sistem kullanıcının hangi karttan mal çıkışı yapmak istediğini belirlemesini bekler
(Şekil 28). Kullanıcı, “Arama” butonu yardımı ile önceden oluşturmuş olduğu stok kartlarına
ulaşır.
Kullanıcının “Arama” butonuna tıklamasına istinaden ekrana mevcut stok kartları listesi gelir.
Sistem, listeyi, kullanılabilir miktarı “0” dan büyük olan kartlardan oluşturur. Bu kuralın
nedeni, sistemin negatif stoklara izin vermemesidir. Kullanıcı, ekran özelliklerini (filtreleme,
sayfalardan arama vs.) kullanarak işlem yapmak istediği stok kartını seçer (Şekil 29).
Stok Kartı Listesi alanındaki “Stok Kodu” ve “Stok Adı” alanları seçilen stok kartına ait
bilgiler ile otomatik olarak doldurulur (Şekil 30). Kullanıcı, bu aşamada stok kartı seçimini
değiştirmek ister ise “Arama” butonunu kullanarak yeni bir seçim yapabilir. Sistem,
kullanıcının stok kartı kullanılabilir miktarından daha büyük miktar girmesine izin vermez ve
satışı gerçekleşebilecek miktarın üst sınırını ekranda gösterir.
Kullanıcı, “Gelir Kayıt Alt Türü” bilgisini ve “Miktar” (stok satışı işlem miktarı) verisini
stok kartında tanımlamış olduğu “Birim” verisi (örneğin; adet, kg vs.) ile tutarlı olacak şekilde girer. Kullanıcı, opsiyonel olarak, girdiği miktar verisine ait stok kartı işlem tutarını (kar – zarar değerlendirmesi amacı ile) simüle edebilir. Kullanıcı, simülasyon için “Hesap Makinası” ikonuna tıkar.
Kullanıcı son olarak belge tutarını belirtir (Şekil 31). Belgeyi kaydetme işleminden sonra
“Tutar (KDV Hariç)”, stok kartına “Tutar (İşlem)” olarak aktarılır.
Mal satışı gelir belgesinin kaydedilmesinden sonra bu işlem, stok çıkış işlemi (-) durumu ile
“Stok satış” işlem türüne ait maliyet hareketi olarak stok kartına aktarılır. Gelir belgesinin
deftere kayıt tarihi, stok kartındaki maliyet hareketinin deftere kayıt tarihidir. “Birim Fiyat”,
sistem tarafından hesaplanan birim işlem tutarıdır (Şekil 32). Satışlar, stok kartı birim fiyatını değiştirmez.
Eklenen stok satış kayıtları, stok kartı bazında “Stok Defteri”ne stok çıkış işlem kalemi olarak aktarılır (Şekil 33). Stok defterinin çıkış tablosunda, stok kartı birim fiyatına istinaden hesaplanan tutara ek olarak gelir belgesine ait tutar ve bu tutara istinaden hesaplanan birim fiyat bilgilerine ayrı ayrı ulaşılabilir.
Stok Ek Maliyet Gider Kaydının Oluşturulması
Stoklara bağlı ek maliyetler, “Muhasebe Bilgileri” ekranındaki mevcut “Gider Ekle”
fonksiyonları ile yürütülür. Kullanıcı, gider belgesi kaydederek maliyet girişi yapar ve stok
yönetimi modülü, diğer işlemleri otomatik olarak yürütür. Stok ek maliyet kayıtları ile birlikte stok seviyelerinde herhangi bir artış ya da azalış olmaz.
Kullanıcı, gider kayıt türü olarak “Stok Ek Maliyet” seçer ise ekranda “Stok Kartı Listesi”
alanı belirir ve sistem kullanıcının hangi karta ek maliyet eklemek istediğini belirlemesini
bekler (Şekil 34). Kullanıcı, “Arama” butonu yardımı ile önceden oluşturmuş olduğu stok
kartlarına ulaşır.
Kullanıcının “Arama” butonuna tıklamasına istinaden ekrana mevcut stok kartları listesi gelir.
Sistem, listeyi, giriş hareketi (Stok alış (devir) veya Stok alış) yapılmış kartlardan oluşturur.
Bu kuralın nedeni, stok kartı birim fiyat hesaplamalarında tutarsızlık olmasının
engellenmesidir. Kullanıcı, ekran özelliklerini (filtreleme, sayfalardan arama vs.) kullanarak
işlem yapmak istediği stok kartını seçer.
Stok ek maliyet gider belgesinin kaydedilmesinden sonra bu işlem, stok seviyesini
değiştirmeyen işlem durumu ile “Stok ek maliyet” işlem türüne ait maliyet hareketi olarak
stok kartına aktarılır (Şekil 35). Gider belgesinin deftere kayıt tarihi, stok kartındaki maliyet
hareketinin deftere kayıt tarihidir. Ek maliyetler, stok kartı birim fiyatını seçilen değerleme
yöntemine göre değiştirir.
Eklenen stok ek maliyet kayıtları, stok kartı bazında “Stok Defteri”ne maliyet giriş işlem
kalemi olarak aktarılır (Şekil 36).
Hesap Özeti
Stok Yönetimi modülünü aktifleştirmiş kullanıcı “Hesap Özeti” oluşturmak istediğinde
seçmiş olduğu dönem içerisindeki gelir ve gider kayıtları otomatik olarak ilgili satırlara
aktarılır.
Kullanıcı, mali yılbaşı ve mali yıl sonu başlangıç ve bitiş tarihleri ile hesap özeti oluşturmak
ister ise ekrandaki “Oluştur” butonuna tıklar. Sistem (Şekil 37);
Stok devir kayıtları sonucu oluşmuş “Dönem Başı EMTİA” gider belgesi tutarını,
“Giderler” tablosundaki “Dönem Başı Emtia Mevcudu” kalemine aktarır.
Yıl boyunca kaydedilmiş “Mal Alışı” ve “Stok Ek Maliyet” gider belgelerine ait
tutarlar (KDV Hariç) toplamını, “Giderler” tablosundaki “Dönem İçinde Satın
Alınan Emtia” kalemine aktarır.
Yıl boyunca kaydedilmiş “Mal Satışı” gelir belgelerine ait tutarlar (KDV Hariç)
toplamını, “Gelirler” tablosundaki “Dönem İçinde Elde Edilen Hasılat” kalemine
aktarır.
Mali yıl sonu itibari ile elde kalan stoklar sonucu oluşmuş “Dönem Sonu EMTİA”
gelir belgesi tutarını, “Gelirler” tablosundaki “Dönem Sonu Emtia Mevcudu”
kalemine aktarır.
Kullanıcı, mali yılbaşı ve mali yıl sonu dışında (ara dönem) başlangıç ve bitiş tarihleri ile hesap
özeti oluşturmak ister ise ekrandaki “Oluştur” butonuna tıklar. Sistem (Şekil 38);
Başlangıç tarihi itibari ile stok kartlarında bulunan mevcut stok tutarını (başlangıç tarihi
itibari ile kullanılabilir miktar ve birim fiyatı kullanarak) hesaplar ve bu tutarı
“Giderler” tablosundaki “Dönem Başı Emtia Mevcudu” kalemine aktarır.
Seçilen dönem içerisindeki “Mal Alışı” ve “Stok Ek Maliyet” gider belgelerine ait
tutarlar (KDV Hariç) toplamını, “Giderler” tablosundaki “Dönem İçinde Satın
Alınan Emtia” kalemine aktarır.
Seçilen dönem içerisindeki “Mal Satışı” gelir belgelerine ait tutarlar (KDV Hariç)
toplamını, “Gelirler” tablosundaki “Dönem İçinde Elde Edilen Hasılat” kalemine
aktarır.
Bitiş tarihi itibari ile stok kartlarında bulunan mevcut stok tutarını (bitiş tarihi itibari ile
kullanılabilir miktar ve birim fiyatı kullanarak) hesaplar ve bu tutarı “Gelirler”
tablosundaki “Dönem Sonu Emtia Mevcudu” kalemine aktarır.
Mali yıl sonu itibari ile elde kalan stoklar sonucu oluşmuş “Dönem Sonu EMTİA”
gelir belgesi tutarını, “Gelirler” tablosundaki “Dönem Başı Emtia Mevcudu”
kalemine aktarır.
Gelir – Gider Defteri / Raporu
Stok Yönetimi modülünü aktifleştirmiş “Gerçek Usul İşletme” kullanıcısı “Defter”inde ,
“Basit Usul İşletme” kullanıcısı “Gelir / Gider Raporunda” stok işlemleri sonucu oluşan
maliyet hareket tutarlarını görüntüler.
“Dönem Başı EMTİA” (otomatik oluşturulmuş belge), “Mal Alışı” ve “Stok Ek Maliyet”
(manuel oluşturulmuş belge) gider kayıt türü ile kaydedilmiş belgelere ait tutarlar defterin /
raporun “Gider Kısım” tablosundaki “Mal Alış Tutarı” kolonuna aktarılır. Benzer şekilde,
“Dönem Sonu EMTİA” (otomatik oluşturulmuş belge), “Mal Satışı” gelir kayıt türü ile
kaydedilmiş belgelere ait tutarlar defterin / raporun “Gelir Kısım” tablosundaki “Hasılat”
kolonuna aktarılır (Şekil 39).
Gider Listeleme
Stok Yönetimi modülünü aktifleştirmiş kullanıcı, oluşturmuş olduğu (manuel veya otomatik)
gider belgelerine ait tutarlara “Muhasebe Bilgileri” ekranındaki “Gider Listele” raporundan
ulaşabilir (Şekil 40). Bu ekrandan, oluşturmuş olduğu belgelere erişebilir (belge görüntüleme).
Gelir Listeleme
Stok Yönetimi modülünü aktifleştirmiş kullanıcı, oluşturmuş olduğu (manuel veya otomatik)
gelir belgelerine ait tutarlara “Muhasebe Bilgileri” ekranındaki “Gelir Listele” raporundan
ulaşabilir (Şekil 41). Bu ekrandan, oluşturmuş olduğu belgelere erişebilir (belge görüntüleme).
Kaynak :DEFTER BEYAN SİSTEMİ STOK YÖNETİMİ MODÜLÜ KULLANIM KILAVUZU
Saygılarımla;
Mali Müşavir
Nihal BİLADA
