İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI İLE İLGİLİ BİLİNMESİ GEREKENLER
Personel çalıştıran bütün işyerlerinin işçi özlük dosyası düzenleme zorunluluğu vardır. İşverene 4857 sayılı iş kanunuyla bu zorunluluk getirilmiştir.4857 sayılı İş Kanunu 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her bir personel için ayrı ayrı işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır.
4857 kanun madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Sgk/İşkur denetimlerinde Sgk Denetmenleri ve İş Müfettişleri tarafından personel işçi özlük dosyasına dikkat edilmekte-dir. İlgili denetim tespitlerinde işçi özlük dosyası olmayan işverenlere işçi başına idari para cezası uygulanmaktadır.
İşçi Özlük dosyası işçi işveren ilişkisi bozulduğu zaman personelin şikayeti üzerine,İşkur/SGK incelemelerinde ve iş mahkemelerinde karar aşamasında özenli ve imzalı söz konusu ilgili belgelerin ilgili makamları bağlayıcılığı yadsınamaz.
4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesine göre istihdam ettirdiği personele işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren/ işveren vekiline 104. Maddeye göre 2020 yılı için 2.943,00-TL idari para cezası uygulanır.
İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA OLMASI GEREKENLER;
-Kimlik/nüfus cüzdanı fotokopisi
-İş başvuru formu
-2 adet vesikalık fotoğraf
-İşçiye ait diploma- ehliyet- sertifika-mesleki yeterlilik gibi belgeler
-Adli sicil/sabıka kaydı
-İkametgah belgesi
-Nüfus kayıt örneği
-Aile durumunu gösterir belge-imzalı
-Askerlik durum belgesi
-Sakatlık raporu örneği
-Engelli gelir vergisi indirimi belgesi
-Eski hükümlü,engelli vb.ise işkur kayıt belgesi
-Sgk işe giriş bildirgesi-imzalı
-Yazılı iş/hizmet sözleşmesi-imzalı
-Yabancı uyruklu işçi için yabancı çalışma belgesi
-Her ay işçinin imzasını taşıyan ücret bordrosu hesap pusulası
-Her yıl fazla çalışma onay belgesi (fazla mesai varsa)-imzalı
-Her yıl ulusal bayram ve genel tatillerde çalışma onay belgesi(çalışma varsa)-imzalı
-Sağlık raporu ve periyodik muayenelere ilişkin raporlar
-18 yaşından küçük işçiler için ebeveyn onay belgesi
-Kadın işçiler için doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışma için doktor raporu
-Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgeleri-imzalı
-İşten ayrılan işçiye verilen çalışma belgesi
-Sgk işten ayrılma bildirgesi-imzalı
-6331 sayılı iş sağlığı ve güvenliği kanununa göre gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösterir belgeler-imzalı
-İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili araç ve gereçlerin verildiğine dair işçinin imzasını taşıyan belgeler
-İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler,işçiden savunma istenmiş ise savunma yazıları
-Fesih halinde kullanılmayan izin ücretlerinin ödeme belgesi
-İşçinin terfisi ile ilgili belgeler,iş koşullarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma/muvafakat belgeleri-imzalı
-Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin dilekçeleri, serbest zaman kullanım çizelgeleri
-İşçinin her türlü izin talep dilekçeleri-imzalı
-İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporları
-İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler,bildirimler,tutanaklar-imzalı
-iş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan her türlü resmi ödeme belgeleri
-İbraname,kıdem/ihbar tazminatı bordroları-imzalı
-İşin özelliğine ve sektörlere göre alınması gerekli diğer tüm belgeler
Saygılarımla,
SMMM Gül Mercimek
