ELEKTRONİK DEFTER KAPANIŞ BERATLARININ ALINMASI VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Elektronik defter kapanış kayıtları normal defter kapanış kayıtları ile teknik olarak aynı olsalar da yine de bir takım hususlara dikkat etmek gerekmektedir. Bu yazının konusunu Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin elektronik defter kapanış kayıtlarını yaptıkları hesap döneminin son ayına ait beratların alınması oluşturmaktadır. Kapanış beratları alındıktan sonra elektronik defterde o hesap dönemi için bir düzeltme yapılamayacaktır. Bu sebeple kapanış beratları hesap döneminin tamamına ait kontroller yapılmaksızın alınmamalıdır.
En sık sorulan sorulardan birisi olarak kurumlar vergisi mükellefleri Aralık 2016 dönemine ait beratları yine Nisan 2017 tarihinde alacaklar, şahıslar ise yine Mart 2017 tarihinde alacaklardır. Yani şirketlere kapanış kayıtlarında düzeltmeler yapabilmeleri için sadece son dönem elektronik defterde bir aylık fazladan bir süre tanınmıştır. Şahıslar bu ay yıllık gelir vergisi beyannamelerini vereceklerinden aralık 2016 dönemi beratlarını da bu ayın sonuna kadar yani mart 2017 de almak zorundadırlar. Beratların yoğunluğa yakalanmamak için son güne bırakılmaması tavsiye olunur.
Aralık/2016 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi (Gerçek Kişilerde)31.03.2017
Aralık/2016 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi (Tüzel Kişilerde)02.05.2017
Ocak / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 02.05.2017
Şubat / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 31.05.2017
Mart / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 30.06.2017
Nisan / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 31.07.2017
Mayıs / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 31.08.2017
Haziran / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 02.10.2017
Temmuz / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 31.10.2017
Ağustos / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 30.11.2017
Eylül / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 02.01.2018
Ekim / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 31.01.2018
Kasım / 2017 Ayı Elektronik Defter Beratlarının Yüklenmesi 28.02.2018
E-defter zorunluluğu getirilen mükellefler artık kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılacaklardır. Ayrıca kağıt defter tuttukları tespit olunursa 213.s VUK’nun 359.maddesindeki “vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydetme”(çift defter) fiili işlenmiş olacaktır.
E-defter uygulama klavuzlarının sık sık değiştirilmesi akıllara bir sürü soru getirmektedir. Elektronik deftere ait düzenlemeler meslektaşlarımız için yeni olduğundan uygulamada pek çok tereddüt ortaya çıkmaktadır. Kısaca berat almadan önce yapılması gerekenleri değerlendirelim.
I-) E-defter Teknik Yapısı İle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 353’ncü maddesi uyarınca belirlenen muhasebe standartlarına, tek düzen hesap planına ve mali tablolara ilişkin usul ve esaslar ile muhasebeye yönelik bilgisayar programlarının üretilmesine ilişkin kural ve standartlara uymayanlara 2017 yılı için 5.000,00 TL ceza kesilmektedir.
E defter uygulama klavuzunda (versiyon 1.5) yer alan ve dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
- E-defter ve beratları aylık olarak oluşturulmalıdır. Defterin ait olduğu ayı izleyen üçüncü ayın sonuna kadar berat alınması zorunluluğu bulunduğundan şahıslarda aralık 2016 beratları Mart 2017 sonuna kadar alınmalıdır. Şirketlerde ise aralık 2016 beratları Nisan 2017’de alınacaktır.
- Defteri Kebirin beratı ayrı, yevmiye defterinin beratı ayrıdır. Her iki defterin beratı ilgili dönemler için ayrı ayrı alınacak ve elektronik ortamda muhafaza edilecektir.
- Defterin boyutu 200 megabaytı geçiyorsa defter bölünmelidir. Örneğin 01 Aralık 2016- 20 Aralık 2016 birinci parça, 21 Aralık 2016- 31 Aralık 2016 ikinci parça olmalıdır. Yevmiye defteri 01.12.2016-20.12.2016 şeklinde bölünmüş ise defteri kebirde aynı paralellikte 01.12.2016-20.12.2016 diye bölünmelidir. Yevmiye defteri hangi tarihlere göre bölündü ise defteri kebirde aynı şekilde bölünerek beratları alınmak zorundadır.
- E-defter kayıt (işleme) kurallarına uyulmuş olması şarttır. Aksi halde berat dosyasını oluşturamaz ve hata mesajı ile karşılaşırsınız.
4.1. İstisnaları olmakla beraber esasen her belge ayrı bir yevmiye maddesine işlenmelidir.
4.2. Masraf listelerinde yer alan fatura ve benzeri belgeler ayıklanmalı ve ayrıca kayıtlanmalıdır.
4.3. Belge tipi, ödeme türü, belge no açıklamaları bütün muhasebe kayıtlarında yer almalıdır. Bazen bu bilgilerin unutulduğu, eksik veya yanlış doldurulduğu görülmektedir. Usulsüzlük cezasına muhatap olmamak için bu hususlara dikkat edilmelidir. Özellikle kira, kdv tahakkuku, amortisman ayrılması fişlerinde ödeme türü kısmı yazılması unutulmaktadır.
4.4. Belge tipi diğer seçildiğinde “serbest meslek makbuzu, ücret bodrosu” gibi açıklamalarda diğerin ne olduğu yazılmalıdır.
4.5. İcmal listeleri işlenirken çek bordrosu, ücret bordrosu, senet bordrosu gibi belge türü çek, senet yerine diğer seçilmelidir. İcmal listelerinde mutlaka tarih, kaşe, imza ve sıra numarası olmak zorundadır.
4.6. Perakende satış fişleri icmal listesi ile topluca işlenebilir. Ancak e-defter klavuzunda örneği verilen tablo da yer alan bilgiler icmal listesinde yer almalıdır.
4.7. E Arşiv mükellefleri 50 adedi geçmemek üzere bir yevmiye maddesinde birden çok belge işleyebilirler.
4.8. Elektronik yevmiye defterinde her ayın son yevmiye maddesi ile izleyen ayın ilk yevmiye maddesi birbirini takip etmek zorundadır.
II-) Muhasebe Kayıtları İle İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler
Berat alındıktan sonra e-defterde değişiklik yapılamayacak olması nedeniyle dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır.
- Aylık KDV, kira, ücret tahakkukları yapılmalıdır. Unutulan aylara ilişkin kayıtlar aralık 2016 dönemine işlenmelidir. Hatalı kayıtlar ise yine aralık 2016 dönemine düzeltme fişi girilerek düzeltilebilir.
- Yevmiye fiş numaraları tekrar sıralanmalıdır. Sıra numaraları mutlaka kontrol edilmelidir.
- Ters bakiye veren hesaplar düzeltilmelidir. Verilen Sipariş avansları, alınan sipariş avansları gibi hesaplara ilgili virmanlar yapılmalıdır. 120 Alıcılar ve 320 Satıcılar hesaplarında yer alan virman işlemlerine ilişkin virman belgeleri yok ise virman yapılmamalıdır.
- Kapanış işlemleri yapılmalıdır. Kapanış fişi mutlaka oluşturulmalıdır.
- Dönemsellik ilkesi gereği yapılması gereken işlemler ve kayıtlar yapılmalıdır. Yansıtma işlemleri yapılmalıdır.
- Muhasebe kayıtlarında berat alındıktan sonra değişiklik yapılamayacağından düzeltme kayıtları mutlaka kontrol edilmelidir.
- Geç gelen faturalar aralık 2016 dönemine işlenebilir. Yıl geçtikten sonra gelen faturalardaki kdv indirimleri düşülemeyecektir.
Berat alınmamasının kdv indirimlerinin reddine kadar varan ağır yaptırımları olması nedeniyle berat alınması işlemine dikkat edilmelidir. Ayrıca beratlar elektronik ortamda muhafaza edilmeli ve e defter görüntüleme aracı ile kontrol edilmelidir. Kapanış ve açılış beratları ise elektronik defterinizin sıhhat unsurunu tehlikeye sokabileceğinden mutlaka zamanında alınmalıdır.
S.M.Mali Müşavir
Selçuk GÜLTEN
