Günümüz şartlarında yoğunlaşan e-dönüşüm uygulamaları iş hayatımızın zorunlu bir parçası
haline geliyor. Yeni düzenlemeler ve yapılan değişikliklerle beraber Vergi Usul Kanunu (VUK) ve
Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri gereğince belirlenen şartlara uyan firmalar e-defter mükellefi kabul ediliyor. Bu yazımızda e-defter hakkında bilinmesi gerekenleri, sıkça sorulan soru cevap şeklinde ele aldık.
E-Defter nedir?
E-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu,
maliyeye elektronik imzayla berat verildiği, belirtilen format ve standartlara göre elektronik
ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının
doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine
imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlandığı
sistemdir.
2022 e-Defter kimlere zorunlu? 2022 e-Defter geçiş süresi nedir?
2021 yılında e-Fatura uygulamasına zorunlu olarak geçiş yapan mükellefler, Ocak 2022
tarihi itibariyle e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundalar.
2021 yılında bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler, Ocak 2022 tarihi
itibariyle e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundalar.
e-Defter uygulamasına geçiş yapma zorunluluğu olan mükellefler; tam bölünme, birleşme
ya da nev’i değişikliğine gitmeleri durumunda devrolunan veya birleşilen tüzel kişi
mükellefler ile tam bölünme veya nev’i değişikliği neticesinde ortaya çıkan yeni tüzel kişi
mükellefler de e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundalar.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum
ve kuruluşlarla iktisadi kamu kuruluşlarının e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu yoktur
ancak isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasına geçiş yapabilirler.
Zorunluluk kapsamına girmeyen ve Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükellefler
de isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasına geçiş yapabilirler.
E-Defter uygulamasına gönüllü olarak dâhil olan mükellefler, başvurularını takip eden ayın
başından itibaren defterlerini Elektronik Defter olarak tutabilirler.
Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına zamanında geçiş yapmayan mükellefler
hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır.
Mevcut durumda 2021 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan ve firmalar 1 Temmuz 2022 tarihine kadar efatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri,1 Ocak 2023 tarihinde ise e-defter uygulamasına
geçmeleri gerekiyor.
E-Deftere geçiş nasıl yapılır?
E-Deftere geçiş yapmak için elektronik ortamda başvuru yapılması gerekmektedir. Tüm eBelgelerde olduğu gibi önce mali mühür temin edilmesi gerekir. Zaten mali mühre sahipseniz, eDefterin tutulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için uyumluluk onayı almış
bir yazılımın kullanılması gerekir.
Mali mühre sahip olmayan mükellefler ise, e-Belgeleri kullanabilmek için kendi durumlarına uygun
olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir.
E-Defter kullanımında herhangi bir kesinti ya da sistemde arıza yaşanması sebebi ile beratların GİB
tarafından onaylanmaması durumunda; gerçek kişiler için elektronik imza ya da mali mühür, tüzel
kişiler, kamu kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklarda ise mali mühür ile zaman
damgalı olarak imzalanır ve onaylanır. Zaman damgası da TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon
Merkezi aracılığı ile temin edilmektedir.
E-Defter beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar kapsamında elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin
olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile
onaylanmış elektronik dosyadır.
E-Defter ile iş akışı nasıl gerçekleştirilir?
Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
Defterin kontrolü yapılır,
Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
Defterin berat kontrolü yapılır,
Berat sıkıştırılır.
Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.
E-defter uygulaması için yapmanız gerekenler nelerdir
e-Defter gönderimi için mizanınızı,
Geçici vergi, KDV, SSK, amortisman kayıtlarınızı,
Her bir fatura veya fiş için bir yevmiye maddesi olup olmadığını,
Ödeme şeklinin girilip girilmediğini kontrol etmelisiniz. Ayrıca yevmiye madde sıralamasına
dikkat etmelisiniz.
E-Defter uygulamasına nasıl giriş yapılır?
Kullanıcılar, e-Defter uygulamasına https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ linkinden firmalarına ait
mali mühürle giriş yapılabilmektedir
2021 e-Defter yükleme süreleri
Aylık Yükleme Tercihinde Bulunulması Durumunda e-Defter Berat Dosyalarının Yüklenme Zamanı
ilgili ayı takip eden 3.ayın sonuna kadar Geçici Vergi Dönemleri Bazında Yükleme Tercihinde Bulunulması Durumunda e-Defter Berat Dosyalarının Yüklenme Zamanı ilgili geçici vergi beyannamelerinin, Ekim-Kasım-Aralık dönemi için Gelir veya Kurumlar Vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar.
Hem kâğıt hem de elektronik defter tutmak mümkün mü?
Hayır. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde
tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Gönüllü e-defter başvurusu mümkün müdür?
Gönüllü olarak e-defter uygulamasına başvurmak mümkündür. Gönüllü olarak e-Deftere geçmek
isteyen mükellefler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden başvurularını
gerçekleştirebilirler. Başvuru sırasında gerçek kişiler elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişiler
mali mühür kullanmalıdır.
E-Defter başvurusunu iptal edebilir miyim?
Zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin başvurularını iptal etmeleri mümkün değildir. Gönüllü
olarak e-defter uygulamasına geçen mükellefler ise, iptal için Gelir İdaresi Başkanlığına durumu
anlatan bir dilekçeyi Maliye Bakanlığı Ek Hizmet Binası Yeni Ziraat Mahallesi, No:16 06110
Altındağ/ANKARA adresine göndermeleri gerekmektedir.
Başvuru bilgilerindeki değişiklikleri nasıl bildirmeliyim?
Unvan ve vergi kimlik numarası hariç başvuru formunda girmiş olduğunuz bilgileri güncellemek için
yapılması gerekenler:
– Elektronik imza araçlarını (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA) kullanarak e-Defter uygulamasına giriş yapınız.
– “Bilgi Güncelle” bölümüne tıklayınız.
– Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirsiniz.
Nevi değişikliği durumunda defter oluşturma ve GİB’e berat iletme nasıl olacaktır?
– e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde,
nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir
İdaresi Başkanlığı’nın Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA adresine posta yoluyla
bildirmesi, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezinin
http://mm.kamusm.gov.tr/ adresinden elektronik ortamda başvurması gerekmektedir.
Unvan değişikliği durumunda ne yapılmalıdır?
e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, unvanının değişmesi halinde 15 gün içinde unvan
değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon
Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin eDefter sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenecektir.
Firmalar şubeleri için de elektronik defter uygulamasına başvuru yapmalı mıdır?
Hayır. Firmalar e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır.
Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve
şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.
Hesap dönemi içinde e-defter tutmaya başlanabilir mi?
Tutmaya başlayabilirsiniz. Fakat hesap dönemi veya takvim yılı içinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde kağıt ortamda tuttukları defterlerine kapanış tasdiki yaptırmaları gerekmektedir.
e-Defter uygulamasına geçişten önceki dönemlere ait kağıt defterlerin Kapanış tasdikleri nasıl ve hangi sürelerde yapılmalıdır?
Eğer Hesap dönemi başlangıcında e-Defter uygulamasına başlandıysa, önceki hesap dönemine ait
kâğıt defterlerin kapanış tasdiki, Türk Ticaret Kanunu’na göre belirtilen yasal süreler içerisinde
yapılmalıdır. Bu süre Türk Ticaret Kanununda “izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna
kadar” şeklinde belirtilmiştir. Eğer Hesap dönemi içerisinde e-Defter uygulamasına başlandıysa, e-Defter uygulamasına geçilmeden önceki tarihlere ait kâğıt defterlerin kapanış tasdikinin hangi süreler içerisinde yapılacağı 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde aşağıdaki şekilde belirtilmiştir:
MADDE 4 – “3.3.4. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup,
önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter
tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya
başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki
yaptıracaklardır.”
Yasal yükleme süresi geçen e-Defterde; alış/satış faturalarının kaydının unutulması, mükerrer veya yanlış yevmiye kaydı vb. olduğunun fark edilmesi durumunda ne
yapılması gerekmektedir?
Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde; mükellef
tarafından izleyen ay/aylarda yapılacak ters, yeni veya düzeltme kaydıyla düzeltilmesi
gerekmektedir.
Kanuni süresinden sonra e-Defter gönderebiliyor muyuz?
Kanuni süresinden sonrada e-Defter beratları GİB e-Defter sistemine yüklenebilir. Hesap dönemi
içinde e-Defter dönemlerinde müteselsilik kontrolü yapılmaktadır. Bu nedenle berat yüklenirken
önceki dönem beratlarının da tam ve eksiksiz yüklendiğinden emin olunuz.
Saygılarımla,
Mali Müşavir Cahide ORAL
